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Idée d'organisation

N'inventez plus ce qui existe déjà!

Isolé des autres services, chacun peut être être amené à concevoir un document, un formulaire type, un fichier Excel ou une base de données qui existe déjà dans l'entreprise. Si l'autonomie comporte des avantages certains, elle génère un inconvénient majeur: la perte de temps!

Nathalie Baillon | Office News | Publié le 30/07/2009

Pour résoudre ce problème, organisez des réunions mensuelles avec l'ensemble des assistants afin de faire des audits réguliers sur ce qui est fait, ce que l'on souhaite faire, et les méthodes de travail communes à mettre en place.

Préparation de la première réunion

Durée: deux à trois heures selon le nombre de participants

Animateur: un adjoint de direction

Matériels: un paperboard et un vidéo projecteur pour présenter les documents informatiques

Documents à préparer: chaque personne convisée à la réunion sera invitée à se munir des documents administratifs mis en place dans son service (pour les supports papiers, prévoir un exemplaire par personne).

Ordre du jour de la première réunion

Indispensable pour dresser l'existant, la première partie de la réunion permettra à chacun de présenter, à tour de rôle, les outils utilisés dans son service. Elle sera suivie par:

une phase de concertation,

le choix des documents utiles à plusieurs services,

les modalités de mise en oeuvre (Qui fera quoi ? Quand ? Comment ?),

la recherche des besoins non satisfaits (Qui fera quoi ? Pour quand ? Quelqu'un a-t-il une idée pour l'aider ?)

Modalités des réunions mensuelles

Organisée par une assistante désignée à l'issue de la dernière réunion, chaque concertation mensuelle d'une heure maximum aura pour objectif:

de faire le point sur les projets en cours;

de réfléchir sur les nouveaux besoins et les échanges possibles;

de décider qui fera quoi, quand et comment.

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