Traquez vos voleurs de temps

Séquencez vos missions

Peut-être n'êtes-vous pas à même de comptabiliser précisément les heures consacrées ces dernières semaines à l'ensemble de vos missions. Toutefois, le souvenir des jours passés vous fait immédiatement prendre conscience d'un déséquilibre. Pour éviter de reproduire ce schéma, répartissez votre charge de travail en catégories clairement identifiées (ex. : mission de direction/études et projets/gestion des clients/autres missions). Affectez à chaque catégorie un pourcentage de temps idéal (ex : missions de direction = 40 %) et reportez ces informations dans un graphique. Vous avez sous les yeux la répartition idéale de votre temps de travail.

Évaluez le temps passé

Une fois votre schéma terminé, rangez-le avant de vous consacrer à votre travail. Dans le même temps, notez sur votre agenda, au centième d'heure, le temps consacré à chaque mission.

Pour faciliter l'analyse des résultats, ébauchez un tableau comportant autant de colonnes que de catégories de missions. Chaque soir, totalisez le temps alloué à chacune d'elles et reportez sur la grille les résultats obtenus.

Relevé de temps passé

À la fin de la semaine, calculez les pourcentages respectifs de chaque catégorie et réalisez un second graphique. Vous connaissez désormais la répartition de l'ensemble de vos tâches sur une semaine. Si un événement inhabituel s'est produit, notez-le sous le graphique. Reproduisez ce scénario sur une ou deux autres semaines.

Donnez-vous les moyens de réussir

Lorsque vous estimez avoir suffisamment collecté de données, reprenez votre schéma idéal et comparez-le avec la réalité. Des écarts flagrants se révèlent? Vous devez en tirer les conclusions qui s'imposent. Selon votre poste et vos fonctions, votre analyse pourrait vous conduire à conclure: "Je passe trop de temps en clientèle" ; "untel doit être plus autonome, je dois le recentrer", ou encore: "Je délaisse trop les missions d'encadrement". Vous pouvez également remarquer: "J'ai surestimé le temps nécessaire pour effectuer tel type de mission."

Dès lors, vous pourrez définir une fois pour toute combien de temps vous devez consacrer à chaque catégorie de tâches. Dessinez alors un dernier graphique, que vous utiliserez en guise de marque-page dans votre agenda. Chaque jour, prenez les résolutions adéquates pour ne pas laisser les voleurs de temps vous accaparer. Vous aurez gagné la bataille quand le bilan de vos journées correspondra à vos objectifs temps!

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