Optimiser le travail en équipe

Quels conseils pourriez-vous donner pour travailler et s'organiser plus efficacement en équipe?

Travailler en équipe implique avant tout une bonne connaissance des rôles de chacun, missions et niveaux de responsabilités, et des projets en cours. Cette visibilité contribue à faciliter son positionnement au sein de l'équipe, à clarifier le rôle attendu et à le valider en concertation avec l'ensemble des membres. La hiérarchie a son rôle à tenir pour éclairer, accompagner et valider la décision.

Il est aussi essentiel de mettre en place un fonctionnement commun et d'utiliser des outils et méthodes spécifiques liés au travail d'équipe. Chaque membre d'une équipe peut avoir tendance à penser qu'il doit ou que l'autre doit agir ainsi et faire cela pour que tout se passe bien. Nous sommes dans le domaine de l'implicite. Le rendre explicite pour chacun nécessite d'établir et de formaliser des règles de travail. Elles correspondent au processus du travail de l'équipe : comment faire, comment allons-nous nous y prendre.

La création d'outils de suivi, qui facilitent le contrôle des étapes, les relances nécessaires, et le partage d'information sur des bases communes contribuent à nourrir le travail en équipe et à co-responsabiliser chaque membre pour une réussite collective.

Dans le domaine du "savoir être", les relations interpersonnelles que vous établissez avec chaque membre contribuent à créer et nourrir la relation de confiance: adopter une posture assertive et se donner les moyens de sortir de comportements refuges comme l'agressivité, la passivité; mettre en place une écoute active; rentrer dans une relation au juste niveau...

Faut-il toujours tout accepter, même quand on a l'impression que certaines tâches ne relèvent pas vraiment de nos fonctions?

Notre environnement professionnel est de plus en plus complexe et mouvant. Nous pouvons nous retrouver parfois coiffés de plusieurs casquettes professionnelles: "Assistant(e) d'équipe d'ingénieurs" et "Coordinateur des bases de connaissances" par exemple. Faire vivre pleinement ses rôles et la finalité de sa fonction, c'est savoir choisir avec discernement les activités qui alimentent l'atteinte de nos objectifs professionnels.

Pour identifier l'ensemble de ses missions, nous pouvons utiliser deux verbes d'action: "contribuer à..." et "(s')assurer de...". Ils nous permettent de mettre en lumière deux niveaux différents d'engagement: "contribuer à..." permet d'identifier un niveau de participation attendu et une part de responsabilité, "(s')assurer de..." permet de mettre en évidence une responsabilité à 100 %.

Une fois les missions clairement identifiées et établies, nous allons ensuite leur attribuer des activités significatives illustrant leurs mises en œuvre dans notre quotidien professionnel. Cette représentation concrète de nos missions nous permet de mieux choisir nos activités professionnelles, de les remettre en cause mais aussi de faire évoluer notre rôle dans l'entreprise: si une nouvelle activité se présente, il est possible d'échanger avec la hiérarchie sur cette base pour discuter les choix et valider l'enrichissement d'une des missions actuelles et/ou nouvelles.

Même en faisant preuve d'une grande capacité d'organisation, il peut arriver d'être vraiment débordé et de ne plus s'en sortir. Que faire? Faut-il envisager de déléguer une partie de ses fonctions? Dans quelles conditions?

Il y a 3 grandes façons d'aborder la gestion du temps:

- Augmenter la quantité de temps disponible: cela correspond à une notion du temps très élastique. Le salarié peut alors décider d'augmenter autant que possible les heures de travail (voire jusqu'à travailler à son domicile). Ce rythme intense, la pression et l'excès de travail peuvent provoquer des dépressions et conduire jusqu'à l'épuisement.

- Réaliser plus de travail dans le temps disponible: cette approche vise le travail et le choix d'une méthode d'organisation stricte pour accomplir un maximum de tâches en un minimum de temps disponible. Trop centré sur la tâche, les procédures et la méthode, le salarié peut perdre le sens de son rôle. Les événements externes (interruptions provoqués par les autres, imprévus...) deviennent alors les pires ennemis et l'employé concerné va être tenté de chercher à les chasser au lieu de les gérer.

- Privilégier la réalisation de tâches prioritaires: cette approche implique de définir une échelle de niveaux de priorités des activités. Cette stratégie, orientée vers l'optimisation du temps disponible par des choix proactifs, est la plus à même de permettre d'atteindre les objectifs de sa fonction.

Nous allons ici avant tout rechercher à clarifier notre système de priorités pour guider nos choix. Il permet de se doter d'un repère pour identifier les tâches essentielles, celles qui constituent le cœur de notre rôle. Face à une charge de travail importante, nous allons programmer, avant tout, les activités les plus importantes. La première étape consiste à clarifier les notions d'urgence et d'importance, pour savoir "quoi et quand faire en priorité", avant de se doter d'une stratégie de traitement des activités orientée sur le "comment faire". Des questions essentielles à se poser vont nous y aider. Elles sont orientées autour de la notion de risque, d'opportunité et d'urgence: Quelles sont les conséquences graves du non traitement immédiat de cette activité pour moi, ma hiérarchie et/ou mon unité? En quoi la situation présente t-elle une opportunité majeure qui ne se renouvellera pas? En quoi l'activité est-elle directement liée à mes missions professionnelle? En quoi représente-t-elle un enjeu significatif dans mon rôle professionnel, celui de ma hiérachie, de mon unité?

Les réponses que vous apporterez à ces questions vont permettre d'identifier quatre niveaux:
1. Très Important et Très Urgent: à réaliser immédiatement
2. Très Important et Peu Urgent (activités de nature d'anticipation, prévention): fixer, valider les délais de réalisation et découper en étapes à planifier, négocier une délégation de certains aspects...
3. Peu Important et Urgent: à réaliser si pas d'activités TI / TU et TI / PU
4. Peu Important et Peu Urgent: déléguer, reporter, laisser tomber!

En identifiant les activités de priorité 1, vous aurez en main des arguments pour échanger avec votre hiérarchie et prendre une décision commune: ce qui devrait être entrepris aujourd'hui et pour quelles raisons, ce qui ne pourrait pas être entrepris aujourd'hui, les conséquences que cela implique et les décisions à prendre.

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