Embauche d'un salarié: les formalités indispensables

1- Rédigez le contrat de travail

Le contrat permet de définir la relation de travail qui va s'instaurer entre le salarié et l'employeur.

Conseillé et parfois obligatoire

La rédaction d'un contrat de travail écrit n'est obligatoire que pour certains contrats: CDD, contrat à temps partiel, contrat de travail temporaire. Elle est donc facultative pour un contrat à durée indéterminée. Pour plus de sécurité juridique et pour prévenir tout contentieux, il vaut mieux en rédiger un.

Les clauses à prévoir

Les clauses figurant habituellement dans un contrat correspondent à l'identité des parties, la mention du poste de travail et l'indication de la rémunération.

Concernant la définition du salaire, le minimum légal est le SMIC. Mais il peut aussi exister des minimas conventionnels prévus par la convention collective. Reportez-vous à la grille de salaire!

Pensez également à préciser la durée du travail, les droits à congés payés, ceux du préavis en cas de rupture...

En fonction des besoins de votre entreprise et au regard du poste, il peut-être nécessaire de prévoir des clauses spécifiques: clauses de non-concurrence, de mobilité géographique, période d'essai...

Bon à savoir: Depuis la loi de modernisation du marché du travail du 25 juin 2008, la durée de la période d'essai est fixée par le Code du travail et doit impérativement figurer dans le contrat de travail. La durée maximale de la période d'essai est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens et 4 mois pour les cadres.

Déclarez le salarié aux organismes sociaux

Depuis le 1er août 2011, la déclaration d'embauche (DE) remplace la DUE. En une seule déclaration, vous remplissez plusieurs formalités administratives. Le nombre d'informations nécessaires est encore réduit pour faciliter la saisie de la déclaration.

Que regroupe la DE?

La DE permet d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

 l'immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale,

l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie,

l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage,

la demande d'adhésion à un service de santé au travail,

la demande d'examen médical d'embauche.

Bon à savoir: Les petites entreprises (moins de 10 salariés) peuvent avoir recours au titre emploi service entreprise (TESE) qui les dispense de DUE. Plus d'informations sur le site www.letese.urssaf.fr

Comment l'effectuer?

Elle peut être faite par correspondance ou par internet.

L'URSSAF privilégie la déclaration en ligne. Elle peut se faire en plusieurs fois. Vous pouvez ainsi compléter votre DE si vous n'avez pas toutes les informations nécessaires avant la prise de fonction du salarié. A vos clics : https://www1.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf

Quand?

Huit jours avant l'embauche et au plus tard la veille de l'embauche.

Inscrivez le salarié sur le registre du personnel

Toute entreprise doit tenir à jour un registre unique du personnel dans lequel figure, dans l'ordre d'embauchage, toutes les personnes travaillant dans l'établissement même les intérimaires ou les travailleurs à domicile.

Vous devez y mentionner:

les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,

son emploi, sa qualification, la date d'entrée dans l'établissement,

pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d'ordre valant autorisation de travail,

le type de contrat conclu: CDI, CDD, intérimaire, apprentissage...

Ces informations doivent être conservées pendant 5 ans après le départ du salarié.

Remettez au salarié les documents obligatoires

Vous devez remettre au salarié:

une copie de la la DE et mentionnant l'identification (référence et n°) de l'Urssaf ou de l'accusé de réception  A noter: L'employeur est dispensé de remettre ces documents au salarié si sont précisées dans le contrat de et qui a été setravail: la référence et le n° de l'Urssaf dont dépend l'employeur et qui a été destinataire de la déclaration;

une convocation à la visite médicale d'embauche au plus tard à la fin de la période d'essai.