Frais de déplacement: maîtrisez vos coûts indirects

Les entreprises n'ont pas attendu la crise pour mettre en place des stratégies de "cost-killing" de leurs frais de déplacement. L'essentiel de l'effort a porté sur la maîtrise des coûts directs : limitation du nombre et de la fréquence des voyages d'affaires, descente en gamme des hébergements et des modes de transport... Si cette stratégie est indispensable, elle n'est pas extensible à l'infini et la situation économique commande de réduire, aussi, les coûts indirects.

Passer vos procédures à la loupe

Cette démarche a un préalable incontournable: la définition et la mise en oeuvre d'une Politique Voyages, soit un ensemble de directives et de procédures s'imposant aux voyageurs (réservation anticipée, tarifs à contraintes...). Les entreprises qui disposent d'une règlementation et de procédures claires enregistrent une diminution de 20% de leurs coûts indirects! Son élaboration passe par une "cartographie" des dépenses poste par poste, puis la définition de procédures adaptées de réservation, de paiement, de suivi et de contrôle. Plusieurs acteurs du voyage d'affaires et des sociétés de conseils proposent d'accompagner les entreprises dans cette démarche.

Diffuser une culture partagée

Cette politique n'a d'impact que si elle est respectée. Les directives doivent donc être largement diffusées (séances de formation, publication sur le réseau intranet...) et chaque voyageur appelé à la responsabilisation, sur le thème: "lorsque vous voyagez, imaginez que c'est votre argent que vous dépensez". Au moment de la réservation, lorsque le salarié ne se conforme pas aux directives, une signalétique particulière peut s'afficher ou le contrevenant recevoir un courriel de rappel. L'entreprise peut aussi mettre en ligne sur son Intranet un calculateur du temps perdu lors des déplacements ; un argument que le voyageur méditera d'autant mieux sur un siège de classe éco... Inversement, la communication interne doit s'attacher à valoriser les économies réalisées grâce aux bons comportements.

Penser réservation en ligne

L'intervention d'un agent de voyage reste souvent nécessaire pour organiser des déplacements complexes. Pour les autres, Internet offre des possibilités d'économies. Elles intéresseront particulièrement les PME qui ne bénéficient pas toujours de tarifs négociés avec des fournisseurs référencés. Les portails de voyages proposent ainsi des outils de réservation en ligne qui épargnent de payer des frais de dossier et offrent des tarifs négociés (Amadeus, Avexia Voyages...), des tarifs à contraintes avantageux (comme les billets "Prems" de la SNCF...) et des offres promotionnelles. Des plateformes de réservations hôtelières sont également disponibles (HRS, CDS, Hotel.info...). Entièrement gratuites, elles permettent d'identifier les hôtels (et pas seulement les chaînes hôtelières souvent plus onéreuses), leur disponibilité et leur prix en temps réel; une visibilité immédiate de l'offre qui évite d'engager des négociations avec les hôtels.

Opter pour la traçabilité

La maîtrise de la chaîne des dépenses, depuis l'ordre de mission, représente un gisement d'économies potentielles. Des solutions informatiques permettent aujourd'hui d'intégrer le référentiel de la Politique Voyage de l'entreprise au système de réservation de l'agence ou du portail de réservation ("Espace Pro" de la SNCF, "Compte Achat Voyage" de Air-Plus International...). Grâce à eux, l'entreprise peut accéder en amont aux transactions de ses collaborateurs pour les approuver ou non (un courriel récapitulatif est envoyé à l'administrateur, qui peut procéder aux vérifications) et le voyageur se trouve tenu de respecter des normes de conformité, sous peine de ne pas pouvoir valider sa commande. Ces systèmes de gestion (Air Plus Information Manager, Smart Data On Line...) ont aussi pour avantage de proposer des outils de reporting. Ils permettent par exemple d'automatiser le remboursement des billets non utilisés (suite à des changements d'itinéraires de dernière minute par exemple), d'éditer des rapports d'évaluation des solutions d'économies mises en place... Au final, l'entreprise gagne une visibilité optimale de ses dépenses et ses collaborateurs une meilleure perception des coûts générés par leurs déplacements.

Dématérialiser le traitement des notes de frais

Au "bout de la chaîne" également, des économies sont possibles. La gestion des frais de déplacement se traduit encore très souvent par des saisies multiples, d'où une certaine complexité, un manque de synthèse et des risques d'erreur. Des logiciels (Infor Expense Management...) permettent de dématérialiser l'intégralité du cycle de traitement, de l'intégration des frais (notes de frais électroniques pré-remplies) à leur remboursement. Le détail des paiements effectués avec des cartes bancaires (notes d'hôtel et taxes associées jusqu'aux repas, en passant par les dépenses annexes comme le mini-bar ou le parking) peut même être directement intégré dans le système de gestion interne, depuis le terminal de paiement. Ces solutions réduisent les coûts de traitement, tout en permettant un contrôle accru des erreurs et des fraudes. Parallèlement, les salariés apprécient le temps gagné, tant au niveau de la saisie des données que du délai de remboursement de leurs frais.

Sur le même sujet:

Hôtellerie: l'attrait du milieu de gamme

Facilitez les déplacements professionnels

Les voyages d'affaires souffrent de la crise

Les low cost s'intéressent à la clientèle business