Assurez la bonne gestion du matériel

Sans entrer dans d'obscurs détails comptables, les outils de communication (ordinateurs et périphériques, téléphones portables, etc.) sont tantôt loués par l'entreprise et représentent une "charge externe", tantôt acquis et constituent alors une "richesse" dont la valeur diminue d'année en année. Quoiqu'il en soit, il convient d'en assurer la maintenance.

Fichez le matériel

Pour optimiser le suivi des outils de travail, réalisez, pour chaque matériel, une Fiche individuelle de matériel qui comportera les données suivantes: le nom et les caractéristiques du produit, son numéro de série, la date d'achat et les coordonnées du fournisseur, le prix d'achat hors-taxes, la date de mise en service, les dates de maintenance et les observations nécessaires (par exemple: remplacement du graveur de CD-ROM le ... par ...; coût de la réparation: ...). Agissez de la même façon pour les logiciels, en n'oubliant pas de préciser le numéro des postes sur lesquels ils ont été installés. Le matériel est hors-service ou le logiciel, obsolète? Supprimer sa fiche et débarrassez-vous du produit en question, qui encombrerait inutilement cave, grenier ou disque dur!

Astuce: Numérotez vos fiches, inscrivez le numéro d'identification du matériel sur une étiquette autocollante adaptée et apposez-la sur l'appareil.

Responsabilisez les salariés

Réalisez une Fiche de matériel par poste de travail. Nominative, celle-ci indiquera la désignation de l'appareil, la date de prise en charge par l'employé, les numéros de série et d'identification interne. Enfin, prévoyez une colonne "observations". Vous inciterez ainsi tout un chacun à prendre ses responsabilités et à respecter les matériels qui lui sont confiés.

Astuce: Lors de l'inventaire général qui a lieu tous les ans, vérifiez l'ensemble des Fiches de matériel et croisez les informations que vous avez recueillies avec celles des Fiches individuelles de matériel. S'il y a lieu, répertoriez les incidents constatés: matériel perdu ou hors-service, réparations effectuées. Le comptable de votre entreprise appréciera certainement cette initiative.

Exemple de "fiche de matériel"

Organisez la maintenance technique

L'utilisation intensive de certains appareils peut être à l'origine de pannes.

Si vous n'avez pas besoin de vos matériels informatiques pendant plusieurs jours sans occasionner de gênes importantes, votre revendeur ou un réparateur indépendant peut intervenir au coup par coup. Vous pouvez également signer un contrat de maintenance, sans attendre d'être confronté à une panne.

Si le matériel est plus sophistiqué, un contrat de maintenance s'impose. Régulièrement contrôlé, le matériel sera moins sujet aux pannes. En cas d'incident, le prestataire pourra changer les pièces défectueuses dans un délai relativement court. Réclamez éventuellement une clause garantissant le prêt d'un matériel pendant la durée de la réparation.

Si le matériel est spécifique, le constructeur propose souvent des solutions adaptées : contactez-le pour en connaître les détails.

Astuce: Vérifiez les conditions générales de vente fournies avec le contrat de maintenance. Parallèlement, assurez-vous de la pérennité de l'entreprise: quand a-t-elle été fondée? Change-t-elle souvent de techniciens? Idéalement, enquêtez auprès de quelques clients: sont-ils satisfaits?

Evitez les "petites" pannes

L'erreur ou la négligence humaine est à l'origine de nombreux incidents que vous pouvez éviter.

Préparez une "charte de l'internet" et ajoutez une clause dans le règlement intérieur pour interdire tout téléchargement sauvage de logiciels (utilitaires fantaisistes, etc.) ou de fichiers sons et vidéos... Parallèlement, programmez la mise à jour automatique de l'anti-virus.

Réglementez les sauvegardes. Si les données de l'entreprise sont stockées sur un serveur, interdisez l'enregistrement des fichiers professionnels sur le disque dur des ordinateurs individuels. Tous les fichiers pourront ainsi être sauvegardés quotidiennement, et les données seront accessibles depuis n'importe quel poste informatique. Pour sécuriser les dossiers sensibles, il suffira d'ajouter des mots de passe.

Planifiez les "nettoyages" des disques durs. Pour faciliter l'entretien des ordinateurs, planifiez le nettoyage des fichiers temporaires et l'archivage des fichiers de messagerie. Automatisez les points de restauration et organisez la sauvegarde des données non présentes sur le serveur (s'il s'agit de postes de travail hors réseau).

Astuce: Déterminez un horaire hebdomadaire et programmez les ordinateurs en conséquence (par exemple, tous les vendredis à 17h30). Si vous êtes en réseau, programmez un message qui s'affichera sur l'écran de tous les collaborateurs pour les inviter à fermer quelques minutes les applications en cours d'utilisation.

Contrôlez le serveur

Si le serveur se trouve dans les locaux de votre entreprise, préparez une Fiche de pointage pour valider le contrôle quotidien des points sensibles. Hebdomadaire ou mensuelle, la fiche comportera: la date, les points de contrôle (état de la sauvegarde, contrôle et installation des mises à jour, etc.) et les cases à cocher indiquant le résultat obtenu (oui, non), le nom et le visa du contrôleur.

Astuce: Pour plus d'efficacité et de sécurité, formez au moins deux collaborateurs. Prévoyez un avenant à leur contrat de travail qui précisera les contraintes liées à la maintenance du réseau.

Gérez le matériel collectif

L'utilisation et le transport des matériels collectifs fragiles (appareils photos ou caméras, téléobjectifs, vidéo projecteurs et d'une façon générale tous les appareils high-tech) doivent être réglementés.

Contrôlez ou préparez des modes opératoires pour en expliquer le fonctionnement. Ajoutez les consignes d'utilisation ou toute information utile pour éviter les erreurs de manipulations. Certains appareils sont à l'origine d'incident corporel: précisez les risques et décrivez les gestes ou situations à proscrire (interdire l'utilisation de tel appareil en cas de vent violent, rappeler qu'il ne doit jamais être placé près d'un champ magnétique, etc.).

Soignez l'emballage des appareils: ils doivent être stockés dans des contenants spécifiques adaptés à leur mode de transport. Vérifiez-en régulièrement les sangles ou les poignées. Placez dans la housse une liste d'autocontrôle à vérifier avant de prendre le matériel et après l'avoir utilisé (un câble USB, un cache, etc.).

Prévoyez toujours un stock raisonnable de pièces de rechange (batterie de secours, lampe, roulette...) pour assurer la maintenance immédiate.

Astuce: Photocopiez les notices d'utilisation, placez les copies avec le matériel et le mode opératoire, puis stockez les originaux dans un lieu sûr.