"Chatter" avec ses collègues...

Fluides et rapides, les messages instantanés sont appropriés à des discussions ponctuelles entre collaborateurs d'une société, pourquoi pas avec le service informatique! En revanche, leur caractère informel et volatil est déconseillé pour les conversations importantes.

Les usages

À la différence du courrier électronique asynchrone, la messagerie instantanée permet l'échange d'informations en temps réel via le réseau Internet. Ce type de dialogue en direct est communément appelé ''chat'', abréviation de Internet Relay Chat (IRC), et provenant de l'anglais ''to chat'' (discuter).

Pour utiliser un logiciel de messagerie instantanée gratuit, il vous faudra:

le télécharger sur le site de son constructeur,

l'installer en suivant les indications données,

créer une liste de contacts utilisant le même logiciel que vous,

entrer en communication avec eux lorsqu'ils sont connectés.

Les solutions

Pour choisir une solution, comparer point par point les services des différents logiciels: audioconférence, transfert de fichier, agenda, post-it, etc. Ensuite, privilégiez la solution utilisée par vos contacts, car tous les logiciels ne communiquent pas entre eux.

Attention! De nombreuses entreprises optent pour l'installation d'un solution de messagerie instantanée professionnelle. C'est le gage du contrôle des usages, de la prévention des failles de sécurité, et de la limitation de surcharge de la bande passante (capacité de transfert des données) grâce à un serveur de messagerie interne.

Les avantages

La messagerie instantanée a le grand mérite d'un coût toujours égal (celui de l'accès Internet). C'est donc un moyen très économique pour échanger sur l'avancement d'un projet avec un collaborateur. Ce système est moins sujet à quiproquo que le téléphone, l'échange d'informations (termes techniques, chiffres, etc.) étant écrit.

En outre, c'est un outil très convivial: des icônes permettent de savoir quels contacts sont disponibles, et les discussions sont possibles simultanément avec plus d'un utilisateur. Un collaborateur ne souhaitant pas être dérangé dans son travail peut l'indiquer ou se déconnecter.

En revanche, lorsqu'il accepte la discussion, elle sera plus rapidement menée à son terme que par e-mail (absence ou occupation du correspondant, délai de transmission du serveur).

Les précautions à prendre

Avant de télécharger et d'installer un logiciel de messagerie instantanée, contactez le service informatique de votre entreprise.

En effet, les solutions gratuites ne sont pas sans risque: usurpation d'identité, intrusion, etc. Aussi, à l'instar des e-mails, les messages instantanés sont de plus en plus surveillés par les entreprises afin d'éviter les failles de sécurité.

De plus, l'interopérabilité croissante des logiciels permet de contacter un nombre toujours plus important de connaissances, mais il est préférable de se limiter à des échanges professionnels sur son lieu de travail. Enfin, à défaut d'une politique de messagerie instantanée au sein de la société, pourquoi ne pas étudier les besoins, proposer une solution, argumenter sur les avantages et lancer la discussion.