Optimisez la gestion des réunions

Fixez la date et l'heure d'un rendez-vous (entretien, réunion...)

Ouvrez Outlook et cliquez sur le bouton Contacts.

Double-cliquez sur le premier contact à inviter: sa fiche apparaît à l'écran.

Ouvrez le menu Actions puis cliquez sur Nouvelle demande de réunion au contact (ou Nouveau rendez-vous avec un contact). L'adresse e-mail de votre contact s'affiche dans la zone À... Ajoutez éventuellement les coordonnées des autres participants.

Définissez le jour et l'horaire, mais faites bien attention à la zone grisée située au-dessus de la zone À... Si elle affiche En conflit avec un autre rendez-vous dans votre calendrier, modifiez vos paramètres en conséquence.

Complétez éventuellement les zones de votre choix (emplacement, catégorie, etc.).

Cliquez sur Envoyer. Votre demande de rendez-vous (ou de réunion) est adressée à votre (vos) correspondant(s). Outlook inscrit le rendez-vous dans votre Calendrier.

Affichez la (les) réponse(s)

Cliquez sur le bouton Calendrier.

Double-cliquez sur votre rendez-vous et consultez la zone grisée située au-dessus de la zone À... Outlook affiche le résultat de ce rendez-vous (ex.: 2 participants ont accepté, 0 ont accepté provisoirement, 0 ont refusé).

Modifiez, si nécessaire, les paramètres du rendez-vous (date, heure...) puis cliquez sur le bouton Envoyer la mise à jour. Votre correspond recevra instantanément votre nouvelle proposition.

Supprimez un rendez-vous

Sélectionnez le rendez-vous dans le Calendrier.

Effectuez un clic droit et sélectionnez Supprimer.

Cochez l'option Envoyer l'annulation et supprimer la réunion (ou le rendez-vous).

Validez en cliquant sur Envoyer. Votre correspondant reçoit votre message et la mention Annulé s'affiche dans son Calendrier.