Pour communiquer avec ses partenaires, votre entreprise a défini quelques consignes concernant le logo et sa taille, la police de caractères à utiliser dans les courriers, etc.
Si tel est le cas, repérez ces éléments dans la charte graphique de votre entreprise, puis sauvegardez son logo sur votre ordinateur. Vous pourrez ensuite l'insérer dans votre signature électronique d'Outlook.
Si vous endossez plusieurs casquettes métiers, notez que vous pourrez, bien entendu, préparer les éléments pour chacun de vos comptes de messagerie (boite personnelle, professionnelle, SCI, etc.).
Les éléments sont à votre dispostion ? Découvrez, page après page, comment :
Afficher la boîte de dialogue "Signatures et thème" (2)
Paramétrer votre signature (2)
Insérer une image ou un logo (3)
Déterminer les modalités d'insertion de la messagerie principale (3)
Afficher la boîte de dialogue "Signatures et thème"
Activez le menu Outils > Options pour accéder à la boîte de dialogue éponyme. Dans l'onglet Format du courrier, cliquez sur le bouton Signatures. La boîte de dialogue de personnalisation s'affiche à l'écran. Notez qu'il s'agit là de l'unique mode d'accès à la boîte de dialogue Créer une signature.
Paramétrer votre signature
Dans l'onglet Signature électronique de la boîte de dialogue Créer une signature, cliquez sur le bouton Nouveau. L'assistant Créer une nouvelle signature apparaît.
1. Nommez votre signature (ex.: Entreprise).
2. Sélectionnez une option à votre convenance (ex.: Démarrer avec un exemplaire vide) puis cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue Modification de la signature s'ouvre.
3. Saisissez les données puis sélectionnez celles à mettre en forme (ex.: le nom principal).
4. Cliquez sur le bouton Police pour déterminer les éléments de mise en forme.
5. Passez au paragraphe Insérez une image ou un logo si vous le souhaitez, ou cliquez sur le bouton OK si votre signature est terminée.
Bon à savoir : si le nom de votre entreprise est associé à une couleur personnalisée, relevez ses références sur la Charte graphique (références RVB - rouge, vert et bleu). Ensuite, sélectionnez l'élément à mettre en forme, cliquez sur l'icône Police puis sur l'icône placée à droite de la zone couleur. La boîte de dialogue Couleurs s'affiche. Cliquez sur l'option Définir les couleurs personnalisées. Enfin, saisissez les références dans les zones adéquates puis cliquez sur OK.
Insérer une image ou un logo
Toujours dans la zone de saisie, et au point d'insertion, effectuez un clic droit pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionnez l'option Insérer une image. Dans la boîte de dialogue Image, cliquez sur le bouton Parcourir, sélectionnez le logo (ou l'image) puis cliquez sur OK.
Déterminer les modalités d'insertion
Sur Outlook 2003, seul le compte de messagerie principal défini par défaut peut être associé à sa signature automatique.
Pour associer le compte principal à une signature
Repérez, dans le menu Outils > Options et l'onglet Format de courrier, la zone Signatures. Cliquez sur OK pour valider. À partir de maintenant, tout message sortant associé au compte de messagerie principal contiendra la signature sélectionnée. Pour la modifier, il suffira de changer les paramètres de ces mêmes options. Pour la supprimer ponctuellement, sélectionnez-la et appuyez sur la touche Suppr du clavier.
Pour sélectionner une signature dans un message "vierge"
Placez-vous au point d'insertion et activez le menu Insertion > Signatures avant de choisir celle de votre choix.
