Automatisez la saisie de vos libellés types sous Word

Une insertion automatique peut concerner tout type de sélection : une phrase type, un tableau type, un article, un bloc signature. Dans cette fiche pratique, la sélection à mémoriser puis à insérer automatiquement sera désignée par le mot générique élément.

Préparez l'élément à mémoriser

Saisissez l'élément à mémoriser et/ou sélectionnez-le (1).

Stockez l'élément

Activez, sur le ruban, l'onglet Insertion.

Repérer le groupe de commandes Texte.

Cliquez sur l'icône QuickPart (2).

Sous Word 2007

Cliquez sur l'option Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.

Sous Word 2010

Cliquez sur les options Insertion automatique puis Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique. Ou bien, cliquez sur l'option Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.

Ensuite, et sous Word 2007 ou 2010, la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction s'affiche (3).

Paramétrer le stockage de l'élément

Repérez, dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction (3), la zone Nom (4).

Saisissez un code facile à retenir (ex. : s'il s'agit d'une signature, leurs initiales).

Maintenez, dans la zone Galerie (5) et sous Word 2010, l'option Insertion automatique (6). Sous Word 2007, activez dans cette même zone la flèche de choix et cliquez sur Insertion automatique (6).

Activez, dans la zone Catégorie (7), la flèche de choix et cliquez sur Créer une catégorie. La boîte de dialogue Créer une catégorie s'affiche.

Nommez la catégorie (ex. : Signatures).

Activez, dans la zone Enregistrer dans (8) et sous Word 2010, la flèche de choix. Sélectionnez l'option Building Blocks.dotx. Cette option est déjà sélectionnée par défaut sous Word 2007.

Activez, dans la zone Options (9) la flèche de choix. Sélectionnez l'option Insérer le contenu dans son paragraphe si, comme dans notre exemple, la mise en forme du paragraphe est important (retrait du bloc de signature). Sinon, cliquez sur l'option Insérer uniquement le contenu.

Cliquez sur le bouton OK (10) pour valider la création de votre future insertion automatique.

Rappelez l'élément dans tout document

Placez-vous au point d'insertion (dans le document actif, un document vierge ou tout document à votre convenance).

Saisissez le code de votre insertion automatique (ex. : les initiales de l'élément précédemment mémorisé. Ici : PM).

Appuyez sur la touche de fonction F3 du clavier (touches situées en haut du pavé alphabétique). L'élément mémorisé s'affiche.