Accueil par mail : « la première impression » compte aussi !

Est-ce vraiment important ?

Quand un inconnu se donne la peine de vous écrire, c'est qu'il a quelque chose à vous dire. Sinon, il choisirait un canal de communication plus direct ou il passerait son chemin.

Plus conviviale, moins intrusive et plus pratique que le téléphone, la correspondance par mail est idéale pour contacter une entreprise ou une personne clef. Elle évite tous les aléas du téléphone, les barrages, les personnes absentes qu'il faudra rappeler, les messages déposés dans des boîtes vocales saturées, les musiques et invites interminables...

Reçu. Peut-être... Lu ? Mystère !

En moyenne, par personne et par mois, quatre nouveaux correspondants vont contacter votre entreprise par mail.

Combien recevront une réponse adaptée à leurs attentes ? Combien de mails seront dirigés de façon arbitraire vers la corbeille par un anti-spam ? Combien de messages seront transférés d'une personne à l'autre sans que l'émetteur ne reçoive de réponse ?

Parfois votre correspondant tentera une relance. Souvent, il s'adressera à quelqu'un d'autre, plus disponible, plus « accueillant ».

Comment identifier les mails « sérieux » à l'arrivée ?

Pour séparer le bon grain de l'ivraie, un anti-spam classique ne suffit pas. Pour lui, toute nouvelle adresse de messagerie peut avoir potentiellement été générée par un robot spammeur.

En revanche, un anti-spam "communicant" permet d'adresser à tout nouveau contact une réponse personnalisée par votre entreprise (et sur laquelle figure ses coordonnées, son logo, l'url de son site officiel...).

Dans les règles de l'art d'un courrier de qualité, ce message salue votre correspondant et l'invite à cliquer sur un lien pour s'authentifier. Cette identification (par simple saisie d'une suite de lettres et/ou de nombres visibles à l'écran) ne lui sera demandée qu'une fois.

Lors des échanges suivant, le contact sera considéré comme un correspondant privilégié. Les adresses mails non validées seront, quant à elles, ajoutée à votre black-list.

Les avantages pour votre entreprise

Vos vrais contacts apprécieront la démarche !

À vous ensuite de traiter chaque mail reçu comme il se doit pour laisser à votre correspondant une « seconde bonne impression ».

Pour en savoir plus : www.mailinblack.com