Deborah Fhal, responsable du Pôle Scanners Professionnels - Eric Archivage

Quels sont les facteurs de sélection à considérer avant de choisir votre scanner ?

Les scanneurs de documents se classent en deux catégories : les scanners à plat et les scanners à chargeur de documents. Les scanners à plat sont équipés d'une vitre et numérise une seule face du document à la fois. Les scanneurs à chargeur numérisent les documents par lots, en recto verso.

La vitesse d'un scanner se mesure en ppm (page par minute), elle varie de 15 à 130 ppm.

La résolution varie entre 150 à 1200 dpi (dot per inch). Pour obtenir des documents en haute qualité d'image (photo, plan), le scanner doit au moins proposer une résolution de 1200 dpi.

En plus de ces caractéristiques, il est intéressant de contrôler la capacité du chargeur ((20 à 500 feuilles), le format du papier autorisé (cartes de visite jusqu'au format A3, documents longs jusqu'à 3 m), et la volumétrie quotidienne à scanner (500 à 60 000 pages).

Qu'appelle-t-on un scanner de production et pourquoi choisir ce type de matériel ?

Un scanner de production permet la conversion de documents papiers en fichiers numériques. Il va rendre la gestion des informations plus efficace et plus rapide. A terme, la numérisation des documents vous permettra de gagner du temps, de l'argent et de l'espace.

Grace à son logiciel de capture d'origine, un scanner de production autorise la numérisation des documents sous différents formats électroniques (PDF, JPEG, TIFF, etc.). Toutefois, il est important de noter que certains scanners sont livrés avec une suite de logiciels. Vous pourrez l'utiliser pour numériser, créer, éditer ou convertir tous vos fichiers en format numériques. Il est également possible d'installer sur votre PC d'autres logiciels livrés avec le scanner mais auxquels vous ne pensez pas forcément...

Lors de mes visites chez nos clients, il m'est arrivée de voir des assistantes pourtant équipées de scanners performants, ressaisir sous Word des documents numérisés en PDF. Elles auraient simplement pu en récupérer le contenu en quelques clics à partir de ces logiciels, comme Ecopy pdf Pro Office par exemple (logiciel livré avec un scanner de marque Canon) ... C'est dommage. Si vous vous reconnaissez dans ce témoignage, prenez le temps de faire le tour de ces logiciels.

Comment entretenir son scanner ?

Règle numéro 1 : placez votre scanner à l'abri du froid et de la chaleur (entre 15° et 32°).

Règle numéro 2 : passez un coup de chiffon un peu humide sur les vitres du scanner une fois par jour pour ôter la poussière.

Règle numéro 3 : changez les rouleaux d'entraiment une fois par an environ, pour éviter les bourrages et faciliter l'entrainement du papier.

Règle numéro 4 : retirez les agrafes de tous les documents ! Elles peuvent non seulement rayer la vitre de votre matériel, mais elles peuvent aussi "griller le moteur" (ce qui rendrait le scanner inutilisable).

Règle numéro 5 : cajolez votre scanner ! Des bourrages peuvent se produire. Un bourrage, ça passe. Deux, trois bourrages de suite, vous pouvez perdre votre calme. Si les gestes "tirer", "pousser", "forcer" le papier ne sont pas bon pour un photocopieur, ils ne sont pas meilleurs pour un scanner de production. Restez zen et considérez votre scanner comme votre plus belle plante. Vous énerver après le matériel ne le rendra pas plus performant... au contraire.