Rédiger une note de service

La collecte des idées

Si l'objet du document est toujours facilement identifiable, l'objectif et les contraintes sont plus difficiles à définir. Pourtant, ils deviendront la clé de voûte de votre message.

Énoncez l'objet: rappeler aux membres d'une équipe une consigne de sécurité particulière.

Isolez l'objectif: les pièges jointes des e-mails doivent être vérifiées avant leur ouverture.

Observez les contraintes: l'interdit est lié à la sécurité de l'entreprise et, par ricochet, à celle des membres du personnel.

Le style à privilégier

Tout d'abord, évitez la forme impersonnelle trop souvent réservée à ce type de document.

Adressez-vous directement au lecteur: bannissez les formulations indirectes.

Impliquez l'entreprise dans son ensemble: même si la note émane d'un seul chef de service ou du directeur.

La structure du message

Pour inciter le lecteur à suivre la consigne, vous devez à la fois lui présenter le problème, lui soumettre la solution adoptée et lui rappeler les motifs de ce choix.

Soignez l'accroche

Exprimez votre pensée de façon directe et précise. Évitez par exemple: "Malgré nos précédentes consignes, le dernier audit de sécurité prouve que certains d'entre vous utilisent encore leur messagerie instantanée." Indiquez plutôt: "Le dernier audit de sécurité est formel : 27 % des virus identifiés en mars provenaient d'e-mails privés."

Affirmez-vous en douceur

Imposez la consigne en évitant les expressions associées à l'obligation, la censure, l'obéissance. Privilégiez les termes évoquant la suggestion: "Vous êtes invités à...; nous vous remercions de..."

Rappelez l'idée phare

L'accroche l'avait évoquée, la conclusion la confirme, afin de parer à toute équivoque. Par exemple: "Notre serveur arrête 97% des virus. Ne laissez pas 3% d'imprudences fragiliser la sécurité de notre entreprise et respectez ces nouvelles consignes. Merci."

Les détails à soigner

Si la relecture du message doit faire l'objet de toute votre attention, peaufinez également sa mise en forme.

La présence du logo de l'entreprise, situé en en-tête du message, officialise le document. Pensez à l'ajouter s'il est diffusé par e-mail.

Le titre, le numéro, la date et la signature du responsable prouvent qu'il s'agit d'un acte réfléchi.

La liste des destinataires distribue les rôles. Grâce à elle, chacun pourra mesurer l'action à entreprendre: agir ou veiller à l'application du message.