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Idée d'organisation

Rationalisez le classement

La consultation des documents courants d'entreprise relève plus souvent du parcours du combattant que de la promenade de santé! La plupart du temps, seul un initié parvient à retrouver rapidement les informations classées dans les dossiers physiques ou électroniques et à les consulter simultanément. Pourtant, il suffit d'appliquer une logique commune aux deux systèmes pour gagner du temps !

Nathalie Baillon | Office News | Publié le 25/08/2009

Faites le point

Analysez le contenu des classeurs et dossiers physiques rangés dans votre bureau ou votre service.

Les informations stockées sont-elles utiles?

Font-elles doublons avec les données conservées par le biais d'un autre système de stockage: GED, numérisation interne, serveur?

Supprimez définitivement les documents inutiles ou redondants et réorganisez le classement avec méthode.

Créez des étiquettes communes

Harmonisez les dénominations de vos dossiers "papiers" et "électroniques". Par exemple,

le dossier Administratif > Frais de déplacements contiendra quatre sous-dossiers: Commerciaux, Direction, Managers, Personnel;

chaque sous-dossier pourra accueillir des rubriques aux noms identiques: Hôtel, Transport, etc.

Une personne chargée de trouver une information, tant dans un classeur, que sur le réseau, devra retrouver la même logique partout. Succès garanti!

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