SOS, l'effectif de mon service à doublé: comment m'organiser?

"J'ai de plus en plus de travail, mon service vient de doubler et je sens que je vais craquer. On me reproche de mal m'organiser, mais tout le monde m'apporte du travail . Je ne sais plus où donner de la tête!"

Elisa, Metz (57)

La réponse de l'expert:

Agnès Taupin, conseils et formations

Puisque votre emploi du temps est étroitement lié à celui de votre entourage (collègues ou managers), mais parce que la donne a évolué, vos priorités vont devoir changer!

- Auditez vos missions. Sur une semaine ou une quinzaine, notez tous les travaux reçus, la date de réception, l'auteur, la deadline à respecter, le caractère d'urgence et la date de rendu. Parallèlement, complétez cette liste, en temps réel, en y ajoutant vos propres travaux à faire (c'est-à-dire, les missions dont vous êtes responsable).

- Classez les missions par thèmes sur la période d'observation pour mesurer le pourcentage de réalisation (par ex.: 30 % de mon temps est consacré à, 17 % à ...). Vous serez surprise de constater le temps cumulé accordé à des dizaines de missions chronophages...

- Imaginez des solutions: une collègue plus disponible pourrait-elle se charger d'un travail précis? Pourriez-vous imaginer et proposer à votre entourage un outil collaboratif qui pourrait réduire leurs demandes? Testez les améliorations et vérifiez si les choses s'améliorent.

- Présentez, sans exprimer de ressenti, les faits à votre manager: "Ma charge de travail a explosé de x %, j'ai réussi à la réduire de x % grace à une nouvelle organisation de travail, mais je dois toujours faire face à un surcroît de travail de x % par semaine. Pourriez-vous m'accorder quelques minutes pour vérifier, dans ma liste, si certaines missions où tâches pourraient être aménagées de façon différentes?" En "bon manager", il saura trouver et vous proposer des solutions!

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