Créer une check-liste et un rétro-planning (diagramme de Gantt)

1. Préparez les informations clés

Qui veut/doit organiser Quoi ?

Pour qui ou Avec qui ?

Pourquoi (objectifs) ?

Quand et Où ?

Avec quels moyens : quel budget, pour ou avec Combien de personnes, Comment ?

2. Listez les tâches à accomplir

Dans un premier temps, répertoriez sans trop vous préoccuper de leur ordre, les Tâches à accomplir. Le principal étant d'en oublier le moins possible. Au regard de chaque tâche, ajoutez une lettre (ex. : A. Fixer la date et l'ordre du jour, B. Choisir le lieu, C. choisir les intervenants/animateurs, D. Lancer les invitations/convocation...).

Une tâche principale (ex. : concevoir le livre d'accueil) pourrait être scindée en plusieurs tâches ? Fractionnez-la en tâches secondaires (ex. : création de la maquette du livret, choix de l'imprimeur, réception et validation du BAT, réception des livrets).

En effet, il est souvent difficile de suivre les tâches secondaires sur un planning. En revanche, notez que chaque tâche secondaire terminée entraine automatiquement la tâche qui la suit (ex. : le BAT signé entraine l'impression du livret et sa livraison).

3. Ordonnancez les tâches

Observez chaque tâche et repérez celles qui sont interdépendantes (ex. : concevoir le courrier d'invitation (D) précède obligatoirement la fixation du jour (A) et du lieu (B).

Ensuite, classez les tâches par ordre logique de mise en œuvre.

4. Préparez le rétro-planning

Au regard de chaque tâche, précisez le temps nécessaire (en jour). Dans l'idéal, ajoutez les jours non ouvrés (week-end, jour férié).

Ensuite, et à partir de la Date « J », fixez les dates d'action en vous appuyant sur le nombre de jours de réalisation prévu. Pour un planning plus affiné, il est également possible de préciser les Dates au plus tôt et les Dates au plus tard. Attention, passé le délai d'une Date au plus tard, la Date du jour « J » est mise en danger.

5. Visualisez le rétro-planning sur un diagramme de Gantt

Concevez, sous Excel, un diagramme de Gantt pour visualiser les actions et les durées (en jours).

Pour vous aider, téléchargez et utilisez notre modèle type Rétro-planning et diagramme de Gantt.xls en cliquant sur le lien présent au début de cette fiche.