Organiser un déplacement professionnel

1. Identifiez les contraintes

Pour aller à l'essentiel, posez-vous quelques questions clés : qui ? Doit aller où ? Quand ? Pourquoi ? Et quelles sont les contraintes particulières (fourchettes budgétaires à respecter par catégories de personnel).

2. Identifiez le moyen de transport à privilégier

Selon les contraintes de lieu, de date et heure, choisissez le mode de transport à privilégier. Parfois, un départ la veille s'impose, d'autres fois, la personne pourra se déplacer dans la journée.

Attention, cette tâche est de loin la plus chronophage !

Si le déplacement peut se faire par rails, vous pourrez, sur le site www.voyages-sncf.com simuler plusieurs scénarii, poser des options et valider celle retenue le moment venu.

Si le déplacement s'effectue en avion, il vous faudra isoler les trajets et horaires possibles, relevez les tarifs mais vous ne pourrez pas poser d'option. Si votre commanditaire tarde à valider l'une des options choisies, il vous faudra tout recommencer. Le plus simple, dans ce cas, est de vous mettre en relation avec une agence de voyages. Équipée de logiciels adaptés, elle sera beaucoup plus rapide que vous.

Si le déplacement inclus une ou plusieurs nuits d'hôtel, notez que la SNCF et les agences de voyages pourront faciliter vos recherches et respecter vos critères de choix.

3. Préparez tous les documents

Concevez, par déplacement, un dossier complet dans lequel vous glisserez : les billets de transport, le fax ou le mail de réservation à l'hôtel.

En région parisienne, la personne se déplacera en métro ? En tramway ? En bus ? Simulez son trajet sur le site www.ratp.fr et remettez-lui le plan détaillé de son voyage.

En province, connectez-vous au site de la mairie du lieu de destination pour rechercher toutes les informations utiles. Ou bien, connectez-vous au site www.viamichelin.fr pour simuler les trajets.