10 conseils pour organiser un repas d’affaires au bureau

Quelques jours avant le jour « J »

1. Contactez les participants (ou leurs assistantes) pour rappeler la réunion et évoquer le déjeuner d'affaires. Précisez que vous ferez livrer des plateaux repas et assurez-vous des goûts ou des régimes particuliers des convives.

2. Sélectionnez votre traiteur et les choix des menus en tenant compte des réponses reçues. Si plusieurs convives ont émis des souhaits particuliers (restrictions, goûts précis) optez pour un choix qui convienne au plus grand nombre. Si l'un des convives suit un régime particulier (pas de gluten, régime sans sel...), notez que certains traiteurs proposent des plateaux « à la carte » sur devis et commande anticipée.

3. Décidez du lieu où vous installerez vos convives et réservez la salle. De préférence, évitez la pièce dans laquelle la réunion de travail aura lieu. Sans quoi, il faudra déplacer les ordinateurs portables, les dossiers... Si la salle est encombrée, faites-la ranger (ou rangez-la). Si des objets hétéroclites y sont entreposés, le moment est venu de réfléchir à leur utilité dans cette salle. Même dans le cadre d'une réunion de travail, la pause-déjeuner doit rester un moment de détente.

4. Vérifiez l'endroit où les plateaux seront stockés avant la pause-déjeuner. Attention au nombre de convives ! Le frigidaire du bureau est-il assez gros ?

5. Achetez une nappe en papier (ton unicolore et en harmonie avec les couleurs de la pièce). Vous pourrez ainsi plus facilement desservir la table (roulé-jeté) et éviter les miettes sur la moquette. Dans le même ordre d'idée, prévoyez quelques sacs poubelles et du papier essuie-tout.

La veille

6. Commandez les plateaux repas (en rappelant le choix spécifique si un devis a été établi). Attention à l'horaire limite des commandes pour livraison le lendemain ! Ils varient d'un traiteur à l'autre.

7. Prévoyez des boissons fraiches, surtout en été, et un choix d'eaux plates et pétillantes (mais pas trop salées). Pensez également au café et au thé, au sucre et sucrette, aux tasses et cuillères. Il serait dommage de terminer un bon repas avec un café servi dans des tasses dépareillées...

8. Assurez-vous que la salle prévue pour votre pause-déjeuner est rangée. Placez, bien en vue, une affichette pour préciser ses heures de réservation. Certains traiteurs proposent des plateaux que l'on peut servir par étape (l'entrée, le plat principal, le dessert). Cette solution est idéale pour les repas avec des clients ou des partenaires professionnels importants. Prévoyez dans ce cas une table de service sur laquelle vous déposerez les coffrets et désignez la personne qui sera chargée du service (vous-même, ou votre manager s'il reste seul avec ses invités).

9. Prévenez l'accueil afin que les plateaux soient réceptionnés dans de bonnes conditions et stockés sur le champ à l'endroit de votre choix (ou bien, demandez à ce que l'on vous prévienne de leur arrivée).

Le jour « J »

10. Préparez (ou faites préparer) la salle (nappes, eaux...), disposez les plateaux.

11. Accompagnez les convives jusqu'à la salle... et recueillez leurs impressions à la fin du repas. Notez leurs observations ou suggestions, elles vous seront utiles pour la prochaine organisation d'un repas sur plateaux. Servez ou faites servir des cafés (avec une douceur au chocolat pour les gourmands).

12. Rangez la salle (grâce à votre nappe en papier, un simple roulé-jeté suffit)... et hop ! On retourne au travail !