Organiser un séminaire de travail atypique

Cette fiche pratique, transposable en toute situation, répond à la question d'une lectrice adressée à redactionoffice@acta-media.com.

Quelles questions se poser avant de débuter vos recherches ?

Pour bien cerner vos besoins, réalisez un audit précis de la situation.

Combien de personnes ? Qui arrive à quel endroit ? Comment (avion, train, voiture...) ? à quelle heure ?

Quel est l'objet du séminaire (de travail et/ou de réflexion, de formation, d'information...) et quel matériel l'animateur va-t-il utiliser (projection de présentations, vidéo...) ?

Quel matériel les participants vont-ils utiliser (leurs PC portables, avec ou sans connexion à Internet, papier/crayon...) ?

Quel est votre budget ?

Quel hôtel choisir ?

Plusieurs paramètres sont à prendre en compte.

Le lieu d'implantation de l'hôtel

Si votre entreprise est implantée près d'une très grande ville avec aéroport(s), gare(s) et axes autoroutiers, le choix de l'hôtel se fera en fonction des facilités d'accès des participants pour rejoindre l'hôtel. Privilégiez l'endroit accessible le plus rapidement possible par le plus grand nombre.

Si votre siège social se trouve en province, loin de "tout", il est préférable de réserver un hôtel dans une grande ville où tous les participants pourront converger sans difficulté. En effet, il paraît difficile d'imposer de longs trajets secondaires aux participants entre la ville d'arrivée et l'hôtel où sera organisé le séminaire, et le surcoût serait trop important.

Le type de salles mises à disposition

Le type de salles proposées : disposition en U (idéal pour un séminaire), en "école" (à privilégier pour une formation très technique où chacun utilisera son PC portable), en "théâtre" (avec chaises équipée de tablettes si les participants doivent prendre des notes).

Le matériel mis à la disposition de l'organisateur de la réunion : téléviseur avec écran "géant" (vérifier sa taille de l'écran et le type d'appareil), vidéoprojecteur (est-il fixé au plafond ou posé sur une table ? contrôler la qualité de l'écran et de l'image projetée), ou SmartBoard (s'assurer qu'un mode opératoire d'utilisation existe). L'animateur utilisera-t-il un paperboard ?

La connexion internet : toutes les salles ne sont pas équipées. Bien vérifier ce point en fonction de vos besoins.

Attention ! Visitez les deux ou trois hôtels qui vous ont semblés les mieux adaptés à vos attentes lors de votre première approche. La marge entre la réalité et le descriptif est parfois très large. Un repérage sur place est indispensable.

Le restaurant

Si l'hôtel retenu ne dispose pas de salle de restaurant, le choix final devra se porter sur un hôtel situé à proximité de restaurant de qualité. Dans ce cas, les réservations des repas pourront se faire en différents endroits pour varier les plaisirs.

Dans tous les cas, négociez des menus avec choix multiples (un poisson / une viande ; des féculents / des légumes ; des patisseries / des fruits) et faites-vous préciser les tarifs avec boissons. En évitant le choix à la carte, vous contrôlez le timing de retour en réunion.

Comment formuler vos attentes ?

Pour un séminaire classique où tout le monde arrive et repart en même temps, l'organisation est simple : petit-déjeuner, déjeuner et dîner sont à réserver pour tout le monde. Sinon, il faut s'adapter à l'heure d'arrivée des personnes.

La réservation de la salle

Dans la situation présentée en introduction, le séminaire se découpe en trois journées, avec un nombre de participants différents pour la première. Dans un hôtel, on peut difficilement imaginer de changer de salle entre deux journées. Vous formulerez donc la réservation pour trois jours pleins.

La réservation des chambres et du (ou des) restaurant(s)

Là aussi, soyez très précis(e) sur vos besoins et assurez-vous bien de l'heure d'arrivée des participants. Dans la situation posée, la première réunion concernera 10 personnes. Un dîner doit être prévu. Si d'autres participants arrivent entre-temps à l'hôtel, prévoyez leur dîner. Ils seraient inconvenant qu'ils dînent seuls.