Longue mission: comment planifier les actions?

Vous êtes chargé d'organiser une journée spéciale (d'information, de formation...) ou devez mettre en place un projet précis (campagne de marketing, implantation d'un nouveau logiciel, etc.). Comment planifier ce projet et être prêt le jour "J" sans difficulté ni stress inutile?

Collectez les informations

La plupart des projets non aboutis ont un dénominateur commun: la méconnaissance des enjeux et la précipitation.

Mesurez l'importance des enjeux

Pour cela, reformulez la demande de votre manager et invitez-le à vous communiquer tous les éléments du dossier.

Quel est le destinataire final? Qui lira le document ? Qui assistera à l'événement ? Qui faudra-t-il contacter ? Qui sera chargé de l'exécution du projet ?

Que faut-il faire? Quel est l'objet précis de la mission à conduire?

À quel endroit la manifestation aura-t-elle lieu? S'il s'agit d'une implantation informatique: à quel endroit le logiciel sera-t-il installé?

Quand le projet doit-il aboutir? Vous a-t-on communiqué un jour précis ou fixé une date approximative de réalisation? Pourquoi cette date est-elle importante et comment s'imbrique-t-elle sur l'échéancier global des activités de votre entreprise (périodes d'activité intense ou creuse)?

Quel est le montant du budget alloué? S'il n'a pas été défini, faites-vous préciser le montant à ne pas dépasser.

Procédez sans précipitation

Recherchez, seul ou en équipe, toutes les missions à conduire pour faire aboutir le projet, puis dressez une première Liste de travail.

Attention! Ne négligez surtout pas cette phase car elle vous permettra d'anticiper les éventuelles difficultés. Afin d'identifier et de mesurer les répercussions d'un problème, attardez-vous sur les tâches susceptibles de générer un retard. Par exemple: au cours de cette étape, nous risquons de rencontrer tel problème. Ce dernier interférera sur telle étape. Quelle conduite faudra-t-il tenir? Comment pourrait-on éviter ce problème?

Séquencez les missions

Regroupez ensuite les informations par thème. Pour vous aider à visualiser ce processus, utilisons comme fil conducteur l'organisation d'une journée portes ouvertes:

une équipe pourra se charger de la mise en place des "démonstrations" et de la visite guidée;

une deuxième réalisera les supports de communication: diaporamas, livret de découverte destiné aux enfants, etc.;

une troisième veillera à la sécurité des locaux et des personnes, ainsi qu'à la mise en place des procédures de circulation;

une quatrième s'occupera de la coordination administrative: contacter l'assureur, les imprimeurs, la presse...

Préparez le rétro planning

Il regroupe sur un tableau toutes les tâches à accomplir.

Chaque mission reçoit un code (par ex.: V pour visite, C pour communication, etc.), et chaque tâche décline le code (par ex.: V1 pour le secteur 1 de l'entreprise, etc.).

La durée en jours des délais d'exécution est précisée. S'il s'agit d'une mission exigeant plusieurs actions, indiquez les durées estimées (par ex. : les cadeaux offerts aux visiteurs et aux VIP seront choisis en comité, commandés aux fournisseurs et distribués lors des portes ouvertes).

Les tâches reliées entre elles sont matérialisées sur le rétro planning (par ex.: l'accueil des visiteurs codé C7 ne pourra pas avoir lieu avant l'accueil des visiteurs effectué par la sécurité codé S4. La tâche antérieure de C7 est donc S4).

Conception du rétro planning

Complétez le rétro planning

Après avoir précisément visualisé, par un code couleur porté sur le rétro planning, les tâches qui se dérouleront le jour "J", ajoutez les autres étapes en respectant les trois principes suivants:

1. une tâche qui possède des tâches antérieures doit toujours être inscrite après celles-ci;

2. une tâche dont l'exécution pourrait subir un retard doit toujours tenir compte d'une marge d'erreur (par ex.: la réception des cadeaux destinés aux personnalités et les visiteurs doit impérativement intervenir plusieurs semaines avant l'événement);

3. une même journée ou une même semaine peuvent comporter plusieurs tâches à accomplir.

Attention! Pour être efficace, un rétro planning doit avant tout être un document "vivant". Il conviendra donc de le compléter et/ou de le modifier régulièrement en respectant les antériorités.

Rétro planning mis à jour et complété

Cherchez les relations dépendantes

Les projets les plus complexes sont soumis à des contraintes qui exigent de faire appel à des outils complémentaires.

Le projet comprend de nombreuses étapes ?

Utilisez Microsoft Projet. Grâce aux connexions dynamiques qu'il autorise, non seulement les relations dépendantes apparaîtront sur le diagramme de Gantt, mais ce dernier s'ajustera instantanément lorsque vous modifierez les dates d'exécution des tâches.

Le projet contient de nombreuses relations dépendantes ?

Il est indispensable de rechercher, pour chaque tâche à exécuter, la Date au plus tôt, ainsi que la Date au plus tard de réalisation.

La Date au plus tôt d'une étape se détermine à partir de la Date au plus tôt de l'étape précédente PLUS la durée de la nouvelle étape.

La Date au plus tard d'une étape se détermine à partir de la Date au plus tard de l'étape suivante MOINS la durée de la tâche.

Attention! Quand une étape est le point de départ de plusieurs chemins, on retient le temps le plus faible. En outre, une étape dont la Date au plus tôt est égale à la Date au plus tard est une mission à surveiller de près. Mises bout à bout, ces étapes forment le Chemin critique.

Le projet fait appel à de nombreux intervenants ?

La multiplication de tâches à déléguer en interne ou à faire exécuter par un prestataire externe peut mettre en danger votre projet. S'il contient de surcroît de nombreuses étapes Critiques, il devient alors indispensable de schématiser l'ensemble des Relations sur un Réseau PERT (Program Evaluation and Review Technique). Pour les projets importants, un logiciel de gestion de projet facilitera la création du schéma. Toutefois, si le nombre de tâches à accomplir est réduit, vous pouvez le tracer à la main.