Événements-Séminaires: comment rester zen le jour «J»?

«J'organise régulièrement des événements ou des séminaires, et le jour J, la tension monte souvent d'un coup. Je dois avouer que j'ai souvent tendance à stresser, sans parler des mécontents de tout bord qui se manifestent généralement aux pires moments. Comment rester disponible tout en gérant les urgences?»

Elodie, Talence (33)

La réponse de l'expert:

Florence Morlière
Consultante Indépendante, Formation certifiée par Master Connection Associates "Solution de Formation Dynamique"
06 80 04 92 31
fmorliere-mca@orange.fr

Un séminaire même organisé depuis plusieurs mois voir années sera toujours une naissance le Jour J pleine d'émotions : satisfaction, fierté, mais aussi beaucoup de stress...

Justement, pour maîtriser votre stress et garder l'esprit libre pour d'autres urgences, partez du principe qu'un partenariat basé sur la confiance et le professionnalisme avec le ou les prestataires choisis pourra vous aider à faire face à la gestion des urgences en déléguant.

Quelques conseils: à la veille de votre séminaire, organisez une "pré réunion" en présence des prestataires engagés sur l'événement. L'objectif de cette réunion, qui ne devra pas durer plus d'une heure, sera de répondre aux dernières questions qui pourraient se poser. Ensemble, autour d'une table ronde, le détail de l'événement sera revu heure par heure et jour par jour. Cette réunion peut vous rassurer et vous permettre le jour J de parer à tous les imprévus, en anticipant les critiques des perpétuels "mécontents".

Important: exigez du responsable des ventes du lieu choisi qu'il convoque l'ensemble des employés clés auxquels vous aurez à faire. Ils devraient vous donner une vue d'ensemble de votre événement et vous permettre de valider vos attentes.