Remplacer un salarié absent par un CDD: les règles à respecter

Quelles absences justifient le recours au CDD?

Les cas de recours au CDD sont énumérés limitativement par le Code du travail. Parmi eux, on compte le remplacement d'un salarié absent. Toute absence ou suspension du contrat de travail d'un salarié, à l'exception de la grève, peut justifier le recours au CDD à condition que le contrat du salarié absent ne soit pas définitivement rompu. Il est donc impossible d'y recourir pour remplacer un salarié licencié ou démissionnaire sauf dans deux cas afin de pourvoir à une situation provisoire à savoir dans l'attente:

- de la prise de fonction d'un nouveau salarié embauché en CDI suite au départ définitif d'un autre salarié,

- ou de la suppression définitive du poste d'un salarié ayant quitté définitivement l'entreprise.

Peu importe que le salarié absent et remplacé soit en CDI ou CDD. Le motif précis du recours au CDD doit être indiqué dans le contrat de travail du salarié nouvellement embauché mais également la cause de l'absence: maladie, congé, etc.

Pour quelle durée conclure un CDD?

Avec terme ou sans terme précis

La durée du CDD va dépendre de votre connaissance ou non de la date de retour du salarié.

Si vous connaissez la date de retour du salarié, la fin du contrat est la date de retour du salarié. On parle de contrat de date à date. C'est le cas, par exemple, lorsque le salarié a pris un congé et que sa date de retour est connue (congé maternité, de formation, sabbatique, etc.). Vous devez indiquer dans le CDD la date de fin. Il est, cependant, possible de prévoir une clause de renouvellement, à condition que la durée totale du contrat n'excède pas 18 mois.

Si vous ne connaissez pas la date de retour du salarié, vous devez indiquer dans le CDD que sa date de fin sera celle du retour du salarié. On parle de contrat à terme imprécis. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un salarié est malade. Toutefois, pour protéger le salarié embauché en CDD, vous devez indiquer une durée minimum d'embauche.

Le point de départ du CDD

Si en général, le CDD conclu pour remplacer un salarié absent débute une fois que ce dernier a quitté son poste, il peut aussi débuter avant son départ. Seule contrainte, le délai entre le début du CDD et le départ du salarié doit être raisonnable. Cela signifie qu'il peut commencer quelques jours avant afin de permettre au salarié qui va s'absenter de transmettre les informations à son remplaçant sur le poste de travail.
Il peut également être prolongé jusqu'au surlendemain du jour où le salarié remplacé a repris son emploi, soit 2 jours après son retour.

La fin du CDD

C'est le type de contrat conclu qui va déterminer sa date de fin.

Contrat de date à date: le CDD prend fin à la date prévue au contrat même si le salarié n'est pas revenu. Si l'absence se prolonge, vous pouvez conclure un nouveau CDD de 18 mois maximum. Il est donc possible de recourir à plusieurs CDD successifs avec une même personne pour remplacer un salarié absent sans durée maximale. La seule condition est que ces différents CDD n'excèdent pas, pour chacun d'eux, 18 mois.

Contrat à terme imprécis. La date de fin du CDD est celle du retour du salarié.

Si le salarié absent ne revient pas et quitte définitivement l'entreprise (démission ou licenciement), le CDD prend nécessairement fin. Vous devez alors remettre au titulaire du CDD la preuve de cet événement en lui délivrant la lettre de démission ou de licenciement du salarié qu'il remplace.

A noter: en cas de départ définitif du salarié absent, si vous décidez de maintenir son poste dans l'entreprise et donc d'embaucher une autre personne en CDI, vous devez en informer le salarié recruté en CDD pour le remplacer qui pourra postuler pour ce poste. Mais vous n'avez pas l'obligation de l'embaucher.

La rupture du CDD avant son terme

A l'initiative de l'employeur, le CDD ne peut être rompu avant son terme que dans trois cas:

- avec l'accord du salarié;

- en cas de faute grave du salarié;

- en cas de force majeur.

A l'initiative du salarié: le salarié en CDD peut également rompre le contrat s'il justifie d'une embauche en CDI.

Quelles mentions faire figurer dans le contrat ?

Le CDD pour remplacer un salarié absent est obligatoirement un contrat écrit. Il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. A défaut, le salarié embauché pourrait demander la requalification du contrat en CDI.

Mentions à faire figurer:

- le motif de recours au CDD et la cause de l'absence du salarié remplacé;

- le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé;

- la désignation du poste du remplaçant;

- la durée du CDD et éventuellement une clause de renouvellement;

- la durée de la période d'essai si elle est prévue;

- l'intitulé de la convention collective applicable;

- le montant de la rémunération et ses différentes composantes;

- le nom et l'adresse de la caisse de retraite complémentaire et de l'organisme de prévoyance.

Quelle doit être la durée de la période d'essai?

Fixer une période d'essai est facultatif. Elle est cependant le plus souvent prévue par l'employeur qui dispose ainsi d'une période de test et de réflexion pendant laquelle il peut rompre le contrat s'il n'est pas satisfait du salarié embauché. Si vous décidez de prévoir une période d'essai, sa durée doit expressément précisée dans le contrat.

C'est le Code du travail qui détermine la durée maximum de la période d'essai en fonction de la durée du CDD.

Pour un CDD inférieur ou égal à 6 mois: un jour par semaine avec un maximum de 2 semaines.

Pour un CDD de plus de 6 mois: un mois maximum.

Attention! Les conventions collectives ou usages dans l'entreprise peuvent prévoir des durées inférieures.

Si le contrat ne comporte pas de terme précis, la période d'essai est calculée par rapport à la durée minimale d'embauche du contrat qui doit être obligatoirement fixée lors de sa conclusion.

Comment fixer la rémunération du remplaçant?

Elle doit être obligatoirement précisée dans le contrat, primes et accessoires compris. Elle doit également être identique à celle du salarié remplacé à partir du moment où ils ont une qualification équivalente et qu'ils exercent les mêmes fonctions. En revanche, si la qualification du salarié en CDD est moindre ou s'il n'exerce qu'une partie des tâches du salarié remplacé, sa rémunération peut être inférieure à celle du salarié.

Le poste du remplaçant doit-il correspondre à celui du remplacé?

Le CDD signé pour remplacer un salarié absent peut être indirect. C'est-à-dire que vous n'avez pas l'obligation d'affecter la personne que vous embauchez au poste de la personne absente. En effet, le remplaçant peut être affecté à une partie des tâches du salarié absent et même à un autre poste. Il est en effet possible de remplacer le salarié absent par l'un de ses collègues, qui sera lui-même remplacé par la personne embauchée en CDD. Dans ce cas, il est absolument indispensable de préciser dans le contrat de travail les modalités du remplacement: nom et qualification des salariés.

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