Aiguisez votre regard
Avez-vous déjà remarqué la facilité avec laquelle un observateur externe parvient à identifier quasi immédiatement les dysfonctionnements administratifs d'une entreprise ? Pour pointer les problèmes en toute objectivité, parcourez les services et observez, du regard le plus neutre possible, les missions réalisées par chacun des collaborateurs. Des écarts majeurs vous sautent aux yeux ! Certains sont surchargés de travail, d'autres semblent démotivés... S'ensuivent perte de temps et déséquilibres : il est urgent de revisiter les activités de chaque personne.
Organisez la collecte des données
Mieux répartir le travail d'une équipe suppose une connaissance précise des travaux effectués par chacun, mais également des résistances qui pourraient les empêcher d'approuver votre projet.
Préparez l'opération
La Fiche d'auto-pointage s'avère ici le procédé idéal à employer. Réalisez un tableau aux en-têtes de colonnes suivantes : l'heure de début et de fin de la mission, son nom et son descriptif précis, le nom du service ou du supérieur à l'origine de la demande et le matériel utilisé.
Devancez les doutes
Avant de distribuer cette fiche aux intéressés, considérez son contenu objectivement. Il pourrait en effet susciter craintes et interrogations parmi les membres de l'équipe... Anticipez les réactions est indispensable.
À l'annonce d'un audit des missions, vos collègues vont-ils craindre restructuration, licenciement ou rêver promotion, embauche ?
L'audit déroge-t-il aux habitudes de l'entreprise ou de l'équipe ?
Quels arguments aideront vos collègues à comprendre votre décision: constat d'une surcharge de travail, erreurs à répétition, etc. Pour éviter toute promesse irréalisable, assurez-vous du soutien de vos supérieurs et faites valider votre "pouvoir de changement". Disposez-vous du budget nécessaire pour embaucher, acheter du matériel, des logiciels? Avez-vous la latitude de modifier les plannings ? Etc.
Expliquez vos objectifs. Evoquer l'audit au milieu d'une réunion serait une grave erreur.
Préparez chaque membre de l'équipe
Pour obtenir des renseignements fiables, vous devez convaincre les collaborateurs lors d'un entretien individuel. En premier lieu, exposez votre démarche et ses motifs, puis écoutez votre interlocuteur. Les uns pointeront les dysfonctionnements actuels, les autres exprimeront leur vision concrète des changements à opérer. Parallèlement, notez les jours habituels de surcharge de travail et interrogez-vous sur l'organisation interne du service et sa souplesse: observe-t-on des perturbations importantes en cas d'absence d'un salarié?
Présentez à votre interlocuteur la fiche d'auto-pointage. Une fois qu'il se sent en confiance, énoncez clairement les règles du jeu. Par exemple : "Pour nous permettre de répartir les missions en fonction de vos voeux et de vos savoir-faire, nous vous invitons à lister l'ensemble de vos travaux pendant plusieurs jours." Enfin, indiquez-lui la finalité du projet : "L'audit permettra de recentrer des missions en fonction des besoins du service." Lorsqu'il quittera votre bureau, le collaqborateur pourra apprécier positivement votre projet.
Manager une équipe administrative
