Répartissez le travail

Analysez les données

Penchez-vous sur les missions listées dans votre Tableau de synthèse. Détectez-vous des tâches "pirates" incombant à des services extérieurs, d'autres sont-elles étonnamment absentes de votre inventaire? Estimez-vous que certains créneaux horaires devraient être élargis ou diminués ?

Ensuite, analysez la pertinence de la relation mission/collaborateur et soulignez les incohérences: deux personnes effectuent des travaux similaires... Au terme de cette étape, dressez la liste des missions indispensables du service et indiquez le temps total d'exécution.

Synthétisez les résultats

Avant de décider "qui fera quoi", compilez, sur une Fiche personnelle, toutes les informations recueillies. Dénombrez les points forts, les faiblesses et les voeux des salariés. Enfin, effectuez une synthèse : missions à maintenir, à confier à une tierce personne, à développer, etc.

Une fois toutes les fiches individuelles complétées, réalisez le Nouveau tableau de répartition des tâches du service et partagez "l'enveloppe" de temps consacré à chaque mission entre les collaborateurs.

Passez à l'action

Soumettez le Nouveau tableau de répartition des tâches à plusieurs personnes de confiance; vous découvrirez peut-être des éléments susceptibles de bouleverser vos prévisions: information sur un type de mission, non-dit pour masquer un conflit entre deux personnes. Rectifiez votre tableau en conséquence. Lorsque votre projet est enfin cadré, proposez un entretien individuel à chaque collaborateur et présentez-lui la nouvelle répartition. Là encore, tenez compte de ses avis, rassurez-le, justifiez vos choix. Si un désaccord vous oppose, demandez-lui de vous faire des propositions d'amélioration dans les semaines suivantes.

Engagez parallèlement les démarches indispensables au succès de l'opération: achats de matériels, de logiciels, formations internes ou externes, embauche de nouveau(x) salarié(s), sans oublier, bien entendu, d'expliquer la réorganisation en cours à l'ensemble des membres du personnel. Ils accepteront ainsi plus facilement les retards et autres petites erreurs inévitables commises au cours de la période d'adaptation.