Partagez les données
Commencez par inventorier toutes les tâches dont l'exécution serait largement facilitée par le partage des informations.
Distinguez ensuite les éléments utiles à l'ensemble des employés et ceux dont l'accès doit être réservé à certains membres du personnel.
Listez les obstacles techniques que l'opération pourrait engendrer, ainsi que les résistances éventuelles des collaborateurs.
Proposez une réunion de travail sur le "partage des informations". Vos notes vous aideront à guider les discussions, sans inciter vos interlocuteurs à y déceler des idées "venues d'en haut". Afin d'impliquer tous les acteurs, soignez la rédaction de la convocation et invitez les membres du personnel à exprimer leurs idées.
Consultez les collaborateurs
Après avoir remercié l'équipe pour son engagement dans le processus de réaménagement des services administratifs, lancez le nouveau débat sur le thème: "Quelles informations devons-nous partager?" Dans un premier temps, notez les idées émises par l'assistance et soumettez- lui les vôtres avec tact. Réfléchissez alors aux besoins exprimés et à leur justification et usez des arguments que vous avez préalablement réunis pour répondre aux questions et inquiétudes de l'équipe. Invitez ensuite l'assemblée à s'interroger sur les méthodes de partage les plus judicieuses à adopter. Pour amorcer le sujet ou dynamiser la discussion, proposez l'une des options suivantes :
partager des documents sur le réseau ou sur l'intranet. Proposez aussi d'établir un fichier des contacts ;
mettre en place une norme de sauvegarde des données communes. Si plusieurs logiques de classement cohabitent, les recherches seront ralenties ;
créer une bibliothèque de procédures de travail en réseau, qui contiendra des fiches pratiques sur les thèmes suivants : comment se connecter à un programme, réaliser pas à pas des missions, etc. ;
faciliter la recherche des documents courants. Placez sur le bureau de Windows un listing de liens hypertextes vers tous les documents indispensables. Invitez les collègues à noter les mots-clés des nouveaux fichiers, en complétant la fenêtre Propriétés ;
organiser un système de partage des savoir-faire. L'expérience des membres du groupe peut faire gagner du temps à tout le monde !
créer un fichier de présence, que vous stockerez ensuite sur le réseau informatique de l'entreprise. Chacun devra y indiquer ses absences prévisibles, ainsi que le nom du collègue informé du contenu de ses dossiers.
Au terme de la réunion, déterminez les missions de chacun, fixez les délais et la date de mise en service des systèmes retenus. Ensuite, arrêtez la date de la prochaine réunion, que vous baptiserez "cercle de qualité. Dès lors, vos partenaires prendront conscience qu'ils participent à un projet à long terme et que l'entreprise de demain est en marche!
Manager une équipe administrative
