Finalisez le publipostage

Insérez les champs de fusion

La préparation du publipostage est maintenant terminée. Vous allez pouvoir intégrer automatiquement, dans votre courrier, les coordonnées de vos contacts.

Complétez le Bloc d'adresse. Pour faciliter l'adressage de votre courrier, Word met à votre disposition dans le Volet Office l'option Bloc d'adresse... Dès lors, une boîte de dialogue vous invitera à définir le format que vous souhaitez utiliser pour votre cadre destinataire. Toutefois, ce mode de présentation peut très bien ne pas vous satisfaire. Dans ce cas, choisissez l'option Autres éléments... pour être libre de placer les champs de la façon qui vous convient.

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Word attend vos ordres... Votre courrier est à l'écran, l'assistant 4/6 vous propose d'écrire votre lettre. Dans notre cas, elle est déjà rédigée, mais les champs de fusion sont absents. Pour insérer les champs dans la zone adresse, placez-vous au point d'insertion dans la lettre puis cliquez sur l'option Autres éléments... du Volet Office. La fenêtre Insérer un champ de fusion s'affiche. Sélectionnez le nom du premier champ (par ex.: Civilité). Fermez la fenêtre, ajoutez une espace, puis activez une nouvelle fois l'option Autres éléments... Là, ajoutez le second champ et procédez de la même façon pour finaliser votre courrier.

Personnalisez le titre de civilité. Dans la plupart des bases de données, le titre de civilité est abrégé (Mme pour madame, M. pour monsieur, etc.) ce qui facilite la saisie des adresses sur les courriers et les enveloppes... Bien entendu, aucun courrier digne de ce nom ne peut débuter par une abréviation! Cependant, une formule conditionnelle règlera ce détail en quelques secondes. En revanche, si la base de données contient d'autres appellations (Mademoiselle, Professeur, Maître, Mesdames, Messieurs...), vous les personnaliserez manuellement lors de la phase de contrôle (ou vous ajouterez une colonne à votre base de données). Cette même technique vous permettra, d'ailleurs, de personnaliser des phrases ou de régler des problèmes d'accords (participe passé, etc.).

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Pour personnaliser le titre de civilité (et en admettant qu'il n'y ait que deux choix: femme ou homme), placez-vous au début du courrier (par ex. devant la virgule sur l'image) puis activez le menu Affichage > Barres d'outils > Fusion et publipostage. Sur cette barre d'outils, cliquez sur l'icône Insérer un mot clef et activez l'option Si... Alors... Sinon... Choisissez vos critères (par ex.: Si Civilité > est égal à > Mme Alors Madame Sinon Monsieur) puis cliquez sur le bouton OK pour valider.

Contrôlez la fusion

À l'écran, les Champs sont visibles. Plus que quelques minutes et votre courrier sera dupliqué à volonté!

Corrigez la mise en page. Par défaut, Word insère les champs de fusion en police Times, en taille 10 et en noir. Modifiez ces paramètres si nécessaire.

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Sélectionnez les champs de fusion (adresse, etc.) et le ou les mots à personnaliser puis modifiez la police de caractères.

Vérifiez rapidement les courriers. Une erreur de nom, un retour à la ligne intempestif, un titre de civilité différent dans la zone adresse et en début de courrier... auraient un impact désastreux auprès du client!

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Cliquez sur le lien Suivante > Aperçu de vos lettres pour passer à l'étape 5/6 puis utilisez les boutons de navigation de la zone Aperçu de vos lettres pour vérifier les courriers.

Fusionnez vers l'option de votre choix

Votre Document de base est vérifié et il est lié à votre Base de données. Le moment est venu de cliquer, dans le Volet Office, sur le lien Fin de la fusion (et passer ainsi à l'étape 6/6).

Pour fusionner vers l'imprimante, il suffira de cliquer sur le lien Imprimer... Cependant, nous vous déconseillons ce choix. En cas d'erreur, il vous faudra tout reprendre.

Pour fusionner vers Outlook, il conviendra de cliquer sur l'icône Fusionner avec un message électronique de la barre d'outils Fusion et publipostage puis de renseigner les zones inscrites sur la fenêtre de fusion.

Pour fusionner vers un nouveau document: il faudra activer l'option Fusionner avec un nouveau document.

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Parce qu'il est plus efficace de conserver la trace de votre publipostage (pour le reprendre, corriger une éventuelle coquille à l'aide de la fonction Rechercher - Remplacer...), cliquez sur le lien Fin de la fusion, puis activez l'option Modifier les lettres individuelles... La fenêtre Fusionner avec un nouveau document s'affiche. Cochez l'option Tous puis cliquez sur le bouton OK. Sauvegardez le fichier puis imprimez-le. Votre premier publipostage est terminé. Bravo!