Diminuez l'encours client

A comme Anticiper les problèmes

Pour se prémunir contre l'indélicatesse de ses clients, votre entreprise se doit d'être prudente.

Proposez une révision des conditions générales de vente : le juriste de votre société pourra vous offrir d'ajouter des clauses spécifiques à votre activité et préciser les modalités de paiement. Parallèlement, revoyez le taux des pénalités de retard applicables, inscrit sur vos factures.

Initiez un système de contrôle de la solvabilité des nouveaux clients : en dehors des informations disponibles auprès du service INFOGREFFE, contactez le bureau des hypothèques, ou demandez à consulter les registres des privilèges de la Sécurité sociale ou du Trésor.

Sensibilisez le personnel de votre entreprise : les commerciaux, le personnel administratif, les livreurs peuvent avoir recueilli des informations précieuses : invitez-les à tirer la sonnette d'alarme s'ils ont connaissance de faits susceptibles de fragiliser vos relations commerciales avec votre clientèle.

V comme Vérifier les engagements

Honorer une commande constitue un contrat commercial qui engage la responsabilité pénale de votre entreprise.

Contrôlez les CGV visées par le client, surtout si elles sont inscrites au dos du bon de commande ! Toute clause modifiée ou écartée sera considérée comme acceptée si votre entreprise effectue la livraison.

Signalez tout contretemps prévisible : si la livraison ne peut avoir lieu à temps, prévenez son destinataire.Dans le pire des cas, il annulera la commande. En tout état de cause, il appréciera d'avoir été averti.

A comme Agir avec méthode

Un tiers des litiges de paiement est provoqué par l'entreprise chargée d'honorer la commande. N'armez jamais votre client !

Présentez des procédures de suivi des commandes : instaurez, par exemple, une check-list de contrôle, où figureront toutes les étapes du processus, de la commande à la livraison. S'il en existe, vérifiez que soient appliquées les procédures mises en place par la certification ISO. Éditez également un document qui sera complété et signé par le client lors de la livraison ou à la fin de la prestation.

Facturez sans tarder : s'il n'est pas d'usage de remettre vos factures à la livraison, organisez l'édition des factures dans les jours qui la précèdent.

L comme Limiter les abus

Dès le premier retard, organisez les relances.

Surveillez les impayés : chaque semaine, contrôlez les paiements à l'aide d'un tableau de bord qui indiquera le délai maximal accordé à chaque client.

Prévoyez plusieurs niveaux de relance, assortis de leur modèle de lettre type. S'il faut engager une procédure de contentieux, faites-le à bon escient. Lorsqu'un client n'est pas solvable, mieux vaut conclure avec lui une transaction amiable.

Impliquez les commerciaux afin qu'ils relaient l'information ou qu'ils négocient les nouveaux contrats avec davantage de circonspection. De fait, le dialogue direct est le fer de lance de la réussite.