Gérer ses fichiers clients ou prospects dans le respect de la législation

La loi Informatique et Libertés prévoit des garde-fous pour protéger les personnes des dangers liés aux fichiers et à l'exploitation de données personnelles. Le traitement de données personnelles est ainsi soumis à formalités déclaratives, sachant que les données personnelles sont celles qui permettent d'identifier directement ou indirectement une personne. Un numéro de téléphone, de sécurité sociale, de carte bancaire, un nom et un prénom, en font partie.

Faut-il le déclarer à la CNIL ?

Oui, lorsqu'une entreprise a l'intention de constituer une liste de personnes physiques, elle doit préalablement déclarer ce fichier à la Commission Informatique et libertés (CNIL).

Pour les fichiers clients et de prospects, il suffit d'effectuer une déclaration simplifiée (norme simplifiée n°48).

Depuis mars 2010, vous pouvez l'effectuer en ligne grâce à un formulaire spécifique proposé sur le site de la CNIL. Cela permet d'obtenir l'obtention d'un avis ou d'une autorisation plus rapidement : 48 heures pour une déclaration simplifiée, 4 semaines pour une déclaration normale et 8 semaines pour l'obtention d'un avis ou d'une autorisation.

Bon à savoir : certains fichiers contenant des données personnelles sont dispensés de formalités déclaratives auprès de la CNIL, le plus souvent parce qu'ils ne portent pas atteinte à la vie privée ou aux libertés. La CNIL a mis en place un système d'information très pratique, en quelques clics vous pouvez vérifier si votre fichier doit être déclaré ou non et le modèle de déclaration qu'il vous faut.

Faut-il l'autorisation des personnes « fichées » ?

Oui, car il est interdit de faire de la prospection commerciale sans l'accord préalable du destinataire. Les personnes doivent être informées :

de l'identité de l'entreprise qui collecte le données,

de la finalité poursuivie ( par exemple constitution d'un fichier de clients),

de l'existence d'un droit d'accès et de rectification,

du caractère obligatoire ou facultatif des réponses,

des conséquences d'un défaut de réponse,

des destinataires des données (transmission ou non aux partenaires commerciaux),

du droit de s'opposer à ce que ces informations soient utilisées à des fins de prospection.

Pour les envois par courrier, la personne doit, au moment de la collecte de ses coordonnées, être informée de leur utilisation utilisées à des fins de prospection, et être en mesure de s'opposer à cette utilisation de manière simple et gratuite, notamment par le biais d'une case à cocher. Vous devez donc le préciser sur vos formulaires.

Pour les envois par mail ou sms, les personnes doivent avoir explicitement donné leur accord pour être démarchées, au moment de la collecte de leur adresse électronique ou de leur numéro de téléphone. Dans tous les cas, chaque message électronique doit obligatoirement préciser l'identité de l'annonceur et proposer un moyen simple de s'opposer à la réception de nouvelles sollicitations. Par exemple, un lien pour se désinscrire à la fin du message ou un numéro de téléphone non surtaxé où il est possible de se désinscrire à la fin du message.

Bon à savoir : la CNIL recommande que le consentement préalable ou le droit d'opposition soit recueilli par le biais d'une case à cocher. L'utilisation d'une case précochée est à proscrire car contraire à la loi.

Que peuvent exiger les personnes présentes sur le fichier ?

Les clients dont vous avez collecté des données personnelles sont en droit :

d'interroger le responsable du fichier pour avoir confirmation des données le concernant, savoir comment elles ont été obtenues connaître l'utilisation de ces données ;

d'obtenir une copie de ces données gratuitement ou pour au plus le coût de la reproduction ;

d'exiger de rectifier, compléter, mettre à jour, verrouiller ou d'effacer les données ;

de s'opposer à ce qu'elles fassent l'objet d'un traitement.