Créez votre fiche de poste

Si les grandes sociétés ou les entreprises très structurées formalisent, sur une fiche, les connaissances, compétences, qualités et diplôme requis pour exercer chaque fonction, il est rare d'y avoir accès. Que la vôtre existe ou non, que vous soyez en poste ou en quête d'emploi, découvrez ses grands principes pour donner un nouvel élan à votre carrière, vous organiser et vous fixer des objectifs à atteindre.

De quoi s'agit-il?

Complément idéal du Profil de poste (qui décrit avec précision la formation, les aptitudes techniques et professionnelles et humaines nécessaires pour occuper un emploi donné), la fiche descriptive centralise toutes les tâches ou missions liées à un emploi donné. Ses objectifs ? Déterminer avec exactitude le travail de chaque personne.

Plutôt orientée "cadre", la Fiche de fonction recense les missions à accomplir (ex. pour un responsable: coordonner les actions du service; superviser le travail des collaborateurs ; diminuer les réclamations de 20 % sur l'année en cours).

Réservée aux employés, la Fiche d'attribution énumère les tâches à effectuer (ex. pour un salarié: exécuter les tâches déléguées par le responsable, classer et archiver les documents, traiter les réclamations...).

Est-ce suffisant? Loin de là! Si de tels documents permettent de savoir qui fait quoi, il y a souvent loin du désir à la réalité. Souvent obsolètes, rarement complètes (à moins d'un suivi rigoureux et régulier du service des ressources humaines), les fiches descriptives interpellent souvent les salariés qui consultent la leur. D'ailleurs, et en ce qui concerne le poste que vous occupez (ou ceux que vous avez occupés), qui mieux que vous peut dire ce que vous faites (ou avez fait) et comment?

Auditez votre poste

Avez-vous déjà recensé méthodiquement toutes vos missions? Penchez-vous sur la question ou complétez vos notes pour cerner votre rôle au sein de l'équipe, ou à sa tête.

Fixez votre positionnement. Où vous situez-vous sur l'organigramme hiérarchique de l'entreprise (ex. si vous êtes responsable : N+1 PDG et N-1 salariés de votre service ; ou si vous êtes cadre ou employé : N+1 responsable de votre service, N-1 employé, personnel en contrat de professionnalisation ou apprenti).

Définissez vos casquettes. Quelle que soit notre poste, nous gérons tous une ou plusieurs missions plus ou moins différentes. Listez les catégories dans lesquelles vous intervenez (ex. pour un secrétaire de direction : gestion administrative, gestion des plannings, des réservations ou des agendas, gestion des budgets et/ou tenue des tableaux de bord...).

Détaillez, pour chaque travail, les critères de performance à atteindre (ex. pour la gestion des plannings : respect des contraintes de départ et des objectifs avec mise en place d'un calendrier respectant tous les impératifs).

Mesurez le degré de difficulté des missions. Certains travaux exigent des compétences précises ou la collecte d'informations difficiles à réunir, à saisir et/ou à analyser. Classez les missions par difficulté pour les visualiser (cf. graphique ci-dessous).

Centralisez vos missions

Une fois la collecte des informations terminée, centralisez le tout sur un document. Si vous occupez (ou avez occupé) plusieurs postes, préparez une fiche par poste pour témoigner de votre progression ou de la diversité de vos rôles.

Présentez votre rôle principal. Si vous avez pu avoir accès au descriptif de votre poste, peu importe si votre synthèse s'éloigne ou non du rôle préétabli. Éventuellement, établissez deux fiches de poste. Une pour présenter le rôle "formel", la seconde pour fixer le "réel" en vue de mesurer l'écart entre les attentes de l'entreprise et les missions réellement assumées.

Dépassez la simple mention de l'horaire officiel. Être capable de répartir le temps passé par grands postes renforce l'impact des rôles mis en exergue.

Précisez si les liens hiérarchiques ascendants (vous sur les autres) sont formels ou informels. Parfois, toute la difficulté est là, vous devez faire passer des messages et/ou déléguer des actions, sans être officiellement chargé de le faire.

Indiquez les personnes avec qui vous êtes amené à entrer en relation (ex.: les clients, les salariés de l'entreprise ou du groupe si vous dépendez du service des ressources humaines).

Formulez les contraintes liées à votre emploi pour cerner les difficultés particulières (ex. pour un responsable commercial: diriger une équipe et superviser leurs dossiers clients ET avoir en charge son propre portefeuille de clientèle).

Reprenez, sur l'audit de votre poste, les critères de performance que l'on attend de vous ou que vous vous êtes fixé pour isoler des objectifs généraux (ex.: pourcentage de chiffre d'affaires à atteindre, diminution des réclamations clients ou des erreurs, augmenter les contrôles pour mieux maîtriser les budgets, etc.).

Hiérarchisez vos rôles sur votre audit et reportez leurs descriptifs sur votre Fiche de poste. Une personne qui ignore tout de votre emploi doit pouvoir cerner, dès la première lecture, vos missions et vos niveaux de responsabilité.

Précisez les savoir-faire et savoir-être à maîtriser pour occuper le poste.

Quand et comment s'en servir?

Votre fiche est terminée? Invitez un collègue et/ou une relation à la relire et/ou à la compléter. Leurs questions vous permettront de situer les zones d'ombre et de rectifier ou de préciser toute information qui pourrait susciter des interrogations. Vous l'utiliserez ensuite lors d'un entretien (d'évaluation ou d'embauche) pour étayer votre discours, ou lors d'un rendez-vous ou d'une réunion de répartition du travail. Plus globalement, chacune de vos fiches vous permettra de mesurer, d'une période sur l'autre, la progression de vos activités, le contrôle des objectifs à atteindre et de vous fixer d'autres défis à relever.

Pour aller plus loin:

Qu'est-ce qu'un poste intéressant?

Comment devenir cadre?

Assistant(e): valorisez vos points forts

Les clés de l'entretien d'évaluation

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