Externalisez l'organisation d'un événement

Conférence, séminaires, congrès mais aussi compétition sportive, concours, inauguration, lancement de produit: parce que les événements mis en place par une entreprise sont multiples, il est souvent difficile de gérer efficacement tous les aspects de l'organisation.

Déléguer certaines tâches à des prestataires

Prenez le temps de prendre du recul sur les dernières manifestations de votre entreprise et estimez en toute objectivité ce qui a fait leur succès et les points à améliorer. L'accueil était-il irréprochable? La communication en amont a-t-elle eu des retombées positives? Le message que vous souhaitiez faire passer lors de cette manifestation a-t-il été correctement présenté? Dans l'idéal, faites circuler un formulaire auprès du personnel présent lors de ces événements afin de recueillir des impressions.

Tout n'était pas parfait? Il est peut-être temps pour vous de réfléchir à la possibilité d'externaliser une partie de l'organisation. Cette solution pourra même s'avérer plus économique, notamment pour des tâches chronophages, comme la communication ou la gestion des invitations. Dans l'idéal, chiffrez le coût de revient interne puis comparez-le avec les offres des prestataires du secteur. Décider de déléguer à des professionnels les missions que vous ne maîtrisez pas totalement, comme la traduction de documents techniques ou la mise en pages d'une documentation, pourra également vous permettre de gagner en qualité de service. Vous renverrez ainsi aux personnes invitées lors de votre manifestation une image forte de professionnalisme et de sérieux.

Pour certaines missions et selon le type d'événement, vous serez parfois obligé de faire appel à un prestataire extérieur : traiteur, traducteur éventuel, animateur, création du site Internet dédié à l'événement, gestion électronique de l'accueil (badge)... Si les coûts varient beaucoup d'une manifestation à l'autre, comptez de 20 à 25 euros par personne si vous installez un buffet, et de 1 000 à 2 000 euros si vous faites appel à un intervenant pour animer votre événement.

Faire appel à un professionnel de l'événementiel

Pour vous aider à trouver le prestataire qui conviendra le mieux à vos besoins, de nombreux guides en ligne vous permettent de faire des recherches par secteur d'activité : Réunir (www.reunir.com), Bedouk (www.bedouk.fr), Event (www.event.fr), Companeo (www.companeo.com)...

Vous pouvez également choisir de déléguer complètement l'organisation de votre manifestation à une agence événementielle. Sélectionnez alors quatre ou cinq agences et mettez-les en concurrence via un appel d'offres. Remettez-leur un cahier des charges complet puis retenez le prestataire dont l'offre, au-delà de l'aspect purement commercial, vous semble la plus cohérente vis-à-vis de votre événement. Désignez en interne, une personne ou une équipe chargée de faire l'interface entre l'agence et l'entreprise pendant toute la durée de la préparation. Si cette solution a un coût plus élevé, elle permettra de libérer en grande partie l'ensemble du personnel de l'entreprise de ces missions, tout en vous assurant une organisation sans faille!