Séminaires techniques: choisissez un pro!

 Les avantages de l’externalisation

L’externalisation des formations présente de nombreux avantages pour une entreprise, notamment en termes de souplesse et, bien entendu, d’économies sur les frais de fonctionnements courants. En effet, en déléguant cette activité :
- la société n’a pas à payer de loyer et de taxe à l’année pour des salles qui ne sont pas ocupées en permanence, ni à se soucier, en plus, de les mettre aux normes pour accueillir du public;
- elle n’a pas à réaliser d’investissements matériels coûteux;
- vous choisissez à chaque fois un lieu parfaitement adapté au projet;
- vous pouvez disposer du savoir-faire, toujours utile, d’un expert extérieur;
- l’entreprise gagne en sécurité, puisque la responsabilité incombe au loueur en cas de sinistre.
Grâce à cette solution, les coûts fixes deviennent variables. À vous de vous charger de calculer la rentabilité de l’externalisation pour votre société.

Définissez vos besoins

Avant de contacter votre prestataire, il est nécessaire que vous identifiiez clairement vos besoins et vos attentes. Réfléchissez aux dates de vos formations, à leur fréquence, à leur durée, aux logiciels et au matériel nécessaires (PC, projecteur, sonorisation, transmission satellite…), aux services indispensables (traduction…), à la configuration du site, etc. Le nombre de participants influera évidemment sur la taille du lieu retenu. Comptez environ 50 m² pour 12 à 15 participants et 65 m² pour une vingtaine de personnes. Pensez à indiquer à votre interlocuteur le niveau de sécurité des connections que vous souhaitez si vous devez accéder à votre intranet et faire circuler des informations confidentielles. Il sera peut-être nécessaire de mettre en place un câblage spécifique entre votre entreprise et le lieu de formation.

Trouvez votre interlocuteur
Si vous souhaitez externaliser vos formations, vous pouvez faire appel à plusieurs types de prestataires. Les centres de formation (Cegos, Demos…) vous apportent une solution complète. Ils offrent en outre de nombreux outils pratiques pour personnaliser et améliorer vos séminaires. Si vos besoins sont surtout techniques (salle, ordinateurs, assistance…), faire appel à centre de congrès ou à un loueur d’espaces comme Eurosites ou BSA France est une bonne option. Vous avez un interlocuteur unique et l’assurance d’une maîtrise technologique. Afin d’éviter tout problème, assurez-vous que la société pourra assurer une maintenance rapide en cas de panne : un service indispensable.