Gérez le courrier entrant

Automatiser la réception

L’automatisation fait gagner du temps et limite les erreurs: de l’ouvre-lettres de bureau jusqu’aux stations d’ouverture et d’extraction à grande capacité, les solutions permettant d’ouvrir automatiquement les enveloppes et d’en extraire les documents sont nombreuses! Neopost a d’ailleurs lancé cet automne une nouvelle solution d’ouverture de courrier d’entrée de gamme.

Numériser le courrier entrant

En fonction des pratiques et de la taille de l’entreprise, les courriers réceptionnés peuvent être numérisés pour être remplacés par des fichiers informatiques puis classés dans un but de traçabilité ou de consultation rapide. Éditeur de logiciels, intégrateur/SSII, cabinet de conseil, spécialiste de l’expédition du courrier, tiers archiveur… Les prestataires ne manquent pas! Comment amorcer une réflexion sur la dématérialisation du courrier entrant?

Quelle offre privilégier?

Le choix d’une solution doit se faire en fonction de la taille et des moyens financiers de l'entreprise. Les PME opteront le plus souvent pour des offres "clés en main", intégrant matériel et logiciel, tandis que les plus grandes sociétés s’orienteront vers des logiciels personnalisables.

Quel matériel choisir?

La productivité du traitement des courriers dépend du scanner choisi. Le matériel devra donc accepter tous formats et comporter des fonctionnalités automatiques telles que recadrage et redressement de l’image, réglage du contraste et de la luminosité, suppression de la couleur de fond de page, etc.: ces technologies sont notamment intégrées dans les scanners Kodak, Canon et Fujitsu.

Pour quel mode de traitement opter?

Au-delà de la numérisation en elle-même, des technologies optimisent l’analyse et la recherche des données stockées.

Le système de reconnaissance et de lecture automatique des documents (RAD/LAD)

Il permet de trier les documents numérisés et d’en extraire automatiquement des informations afin de diminuer les coûts de tâches répétitives et d’améliorer la fiabilité des saisies, comme dans le cas de la reprise manuelle d’un nombre important de documents papier (bons de commandes, chèques, formulaires…). Cette technologie peut faire appel à des techniques de reconnaissance optique de codes barres ou de caractères (avec, par exemple, des règles de vérification linguistique sur les mots reconnus).

Le dispatching immédiat

Pour une volumétrie moyenne de structures multisites ou disposant de collaborateurs nomades, le logiciel Scan2Mail de Neopost permet de scanner et rediriger les documents via les boîtes de messagerie d’interlocuteurs internes.