Installer un système de visioconférence

Choisissez un équipement adapté

En fonction de vos besoins et à partir de certains critères (taille de la salle, nombre de participants sur un ou plusieurs sites distants, nature des informations à partager, fréquence des réunions, réseau de communication utilisé…), le coût d’un système de visioconférence peut varier de quelques centaines à plusieurs milliers d’euros.

Logiciel de visioconférence
( moins de 150 € HT)

De votre bureau ou votre domicile, l’application logicielle reste la solution la plus simple et économique. Elle est généralement commercialisée sous la forme d’un kit contenant tous les outils nécessaires à une mise en marche immédiate (carte visioconférence, caméra, casque, logiciel de visioconférence…).

Idéale pour vos conférences point à point entre postes de travail équipés (vous êtes en réunion avec une autre personne), elle vous permet un travail coopératif et un partage d’application en temps réel sur des présentations PowerPoint, tableurs et documents texte.

Notez que vous pouvez envisager la solution en mode multipoint (conférences liant plus de deux sites).
Chez Polycom, les logiciels de visioconférence sont proposés en licence pour un nombre défini d’utilisateurs
(1, 50, 100, 200, 500…).

Le système de bureau "tout-en-un"
(à partir de 1 200 € pour un visiophone et plus de 3 000 € pour un système intégré avec écran lcd)

Cette solution compacte utilise un terminal dédié équipé d’un écran LCD (avec plusieurs modes d’affichages données/images pour certains modèles) ou d’un visiophone pour chaque participant. Il s’agit d’un système « tout-en-un » adapté à des utilisations individuelles (conférence entre deux personnes) : vous pouvez désormais rester dans votre bureau pour vous réunir et n’avez donc plus besoin de vous déplacer en salle de réunion.
Ces solutions peuvent s’intégrer à tout environnement de travail. Compacts, ces systèmes, de la taille d’un petit lecteur DVD portable, peuvent être installés sur le coin d’un bureau.

Le système de groupe pour salle de réunion
( à partir de 2 400 € HT)

Principalement constitué d’un terminal dédié (codec, caméra, unité audio et télécommande) couplé à une télévision, un écran LCD ou plasma, le système de groupe permet différentes applications: avancement et finalisation de projets, échange et travail sur des fichiers, enseignement à distance…

Le système s’intègre à une salle (petite, moyenne ou grande) équipée d’au moins une ligne RNIS (Numéris de France Télécom). Conçu pour des réunions de 2 à 10 personnes sur chaque site, il peut être connecté à un vidéoprojecteur grand écran et des microphones sans fil pour une réunion type auditoire réunissant davantage de participants.

Certains modèles supportent deux écrans, ce qui permet de voir simultanément la salle de réunion et une présentation. Vous pouvez envisager des réunions entre plusieurs sites (mode multipoint) : certains modèles le proposent en option, d’autres en standard.

Le système Haute Définition
(à partir de 7 000 € HT)

Ce système de visioconférence, doté d’une résolution vidéo supérieure ou égale à 1 280 x 720 pixels, répond à des exigences d’échanges de très haute qualité en terme d’affichage de l’image et de son.

Le coût de cette solution reste relativement élevé. Toutefois, la petite société américaine Lifesize a développé ses propres systèmes haute définition qu’elle commercialise à des tarifs abordables (soit environ 7 500 € pour la solution LifeSize Team et 5 000 € pour LifeSize Express par point d’accès).

Au regard des solutions précédemment évoquées, n’hésitez pas à valider le choix de votre prestataire selon quelques critères:
• son expérience et ses références,
• les services proposés (conseil, planification, financement, implémentation, formation, service après-vente, contrat de maintenance, assistance technique),
• son retour satisfaction clients... la qualité de votre installation en dépendra!

Evaluez votre infrastructure avec le prestataire

Au-delà de l’achat matériel, pensez aux frais supplémentaires! Le déploiement d’un certain nombre de solutions au sein de votre entreprise peut, en effet, nécessiter la création d’une infrastructure dédiée afin d’administrer et gérer l’ensemble des produits de visioconférence (pont multisites, passerelles IP/Numéris…).

Si vous optez pour un système en mode multipoint, vous devrez:
- soit réserver et payer la location d’un pont externe au prestataire ;
- soit utiliser un pont interne afin de vous réunir depuis plusieurs sites en composant les numéros RNIS de chacun d’entre eux.

À savoir: les coûts de communication du réseau RNIS sont à la charge de l’appelant et sont multipliés par le nombre de canaux utilisés alors que le réseau IP (Internet Protocole) est gratuit.

Sur le créneau de la visioconférence, certains constructeurs (Tandberg, Cisco…) innovent avec des systèmes de téléprésence : les participants distants sont présentés autour d’une table virtuelle en taille réelle. Ce système a cependant un coût encore élevé   environ 51 000 € pour un modèle Polycom (1 écran, 2 fauteuils). La téléprésence deviendra-t-elle la nouvelle alternative aux nombreux déplacements? L’avenir nous le dira.