Organiser un séminaire à distance: les pièges à éviter

"Ma direction souhaite que notre prochain séminaire se tienne dans une ville éloignée, que je ne connais pas. Je suis donc obligée de passer par le téléphone et Internet pour réserver mais je me méfie un peu des déclarations commerciales des responsables d'hôtels ou de salles. Quelles questions poser par téléphone pour cibler les meilleures adresses et éviter les pièges?"

Kathy, Toulouse

La réponse de l'expert:

Florence Morlière
Consultante Indépendante, Formation certifiée par Master Connection Associates "Solution de Formation Dynamique"
06 80 04 92 31
fmorliere-mca@orange.fr

Les méthodes avec lesquelles le séminaire est organisé et dont chaque session est créée puis délivrée doivent découler des objectifs que vous vous êtes fixés. La manière dont vous coordonnerez l'ensemble des acteurs est donc essentielle et l'enjeu d'importance: vous devez en effet réunir les conditions qui feront que des "adultes", participants au séminaire, pourront réellement apprendre et se sentir engagés.

Au préalable, posez-vous les questions suivantes:

quelle est la raison d'être de la réunion (ex: formation, conseil d'administration, planification promotionnelle, réunion sur les ventes, etc.)?

quel est le "thème" de la réunion?

Établissez ensuite le questionnaire destiné à interroger et évaluer le ou les prestataires.

Ces questions doivent être ciblées en fonction de ce que cherche à accomplir votre client interne, manager ou patron.

Côté organisation et logistique, certaines questions sont des classiques incontournables, à poser dès vous chercherez à vous renseigner sur un lieu adéquat où tenir une réunion. Par exemple:

pointez les dates ou périodes à éviter, en concurrence avec d'autres évènements internes déjà programmés, les absences dues aux vacances, etc.

déterminez la période idéale pour tenir la réunion et obtenez plusieurs autres dates pour vous permettre une certaine flexibilité par rapport aux disponibilités des hôtels et centres de conférences.

faites la description des sessions jour par jour, en incluant le nombre de participants attendus, les dispositions prises pour les recevoir, les périodes prévues pour la mise en place, les horaires de début et de fin des réunions, ainsi que les besoins de production et de matériel audiovisuel.

Vous aurez ainsi une idée claire de la structure de votre événement et pourrez alors déjà "filtrer" et contacter les lieux adéquats avec confiance.